長文を資料にまとめるときに意識したい5つのポイント

セミナー原稿や文字起こし、ブログ記事などをもとに資料を作ろうとすると、

「文章量が多くて、どこから手をつければいいかわからない」

「全部大事に見えて、削れない」

「PowerPointやCanvaを開いたものの、構成が決まらない」

ということはありませんか？

資料作成では、いきなりデザインを始めるよりも、まず情報を整理して、伝わる順番に並べることが大切です。

今回は、長文をスライド資料にまとめるときに意識したいポイントを5つご紹介します。

 1. 長文をそのまま資料にしない

元の文章をそのまま短くして、スライドに貼り付けるだけでは、読みやすい資料にならないことがあります。

文章と資料では、情報の伝え方が異なるからです。

文章では前後の文脈を読みながら理解できますが、スライドでは短時間で内容を把握できることが求められます。

そのため、まずは元文章から、

・何を一番伝えたいのか

・補足情報は何か

・なくても意味が通じる部分はどこか

を整理することが大切です。

単純な「要約」ではなく、資料として再構成するという意識を持つと、まとまりやすくなります。

2. 1ページ1メッセージを意識する

1枚のスライドに情報を詰め込みすぎると、結局何を伝えたいページなのか分かりにくくなります。

そこで意識したいのが、1ページにつき1つのメインメッセージです。

たとえば、

「生成AIについて説明する」

という大きなテーマがあった場合でも、

1ページ目：生成AIとは

2ページ目：仕事で使える場面

3ページ目：使うときの注意点

4ページ目：具体的な活用方法

というように、内容を小さく分けていきます。

各ページに役割を持たせることで、読み手も内容を追いやすくなります。

3. 先に全体の流れを決める

資料を作るときに、1ページ目から順番に文章を書き始めると、途中で構成が崩れてしまうことがあります。

おすすめなのは、最初に全体像を作ることです。

たとえば、

1. 導入

2. 課題

3. 原因

4. 解決方法

5. 具体例

6. まとめ

といった形で、まず大まかな流れを決めます。

そのあとで、各ページに何を入れるか考えていく方が、全体に一貫性が出やすくなります。

資料作成は、文章を書く作業というより、情報の順番を設計する作業に近いと感じています。

4. 読み手に必要な情報だけ残す

元文章に書いてある内容を、すべて資料に入れる必要はありません。

大切なのは、

「この資料を見る人にとって必要かどうか」

という視点です。

たとえば、専門家向けの資料と初心者向けの資料では、必要な説明量が変わります。

資料を作る前に、

・誰が見るのか

・どこまで知識があるのか

・この資料を見たあと、どうなってほしいのか

を確認しておくと、情報を取捨選択しやすくなります。

「全部伝える」よりも、相手に必要なことを伝えることが重要です。

5. 最後に「次にどうしてほしいか」を考える

資料を作る目的は、情報を並べることではありません。

たとえば、

・内容を理解してほしい

・商品に興味を持ってほしい

・社内でルールを実践してほしい

・セミナー内容を覚えて帰ってほしい

など、資料によって目的があります。

そのため、最後のページでは、

「この資料を見た人に、次に何をしてほしいのか」

を意識してまとめると、資料全体が締まります。

まとめ

長文を資料にまとめるときは、

・長文をそのまま貼り付けない

・1ページ1メッセージを意識する

・先に全体の流れを決める

・読み手に必要な情報だけ残す

・最後に次のアクションを考える

この5つを意識するだけでも、かなり整理しやすくなります。

資料作成で一番時間がかかるのは、デザインよりも、その前段階の「何を、どの順番で伝えるかを決める作業」だったりします。

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「内容はあるけれど、構成を考える時間がない」

「長文をどうスライドに分ければいいかわからない」

という方のお役に立てればうれしいです。

うえの＠オンライン秘書（パンダが好きです）