名簿整理を頼む前に決めたい「重複」の基準

顧客名簿を開くと、同じ会社名が何行も並んでいる。「重複を消して、すっきりさせたい」と思うことはありませんか。

ただ、会社名だけで行を削除すると、別の支店や担当窓口まで消してしまうことがあります。整理を始める前に決めたいのは、この名簿で「何を1件と数えるか」です。

同じ会社でも、残すべき行がある

次は説明用の架空の名簿です。順番は「顧客ID／支店ID／会社名／窓口コード」とします。

1行目：0012／01／サンプルA社／M01

2行目：0012／02／サンプルA社／M02

3行目：0012／01／サンプルA社／M01

4行目：0012／01／サンプルA社／M03

会社名だけなら4行とも同じです。でも、支店ごとの名簿なら1行目と2行目は別の記録。窓口ごとの名簿なら、1行目と4行目も両方必要です。

1行目と3行目は重複候補ですが、別の列に異なる情報や更新履歴があれば、単純には消せません。「同じ条件に当てはまる」と「削除してよい」は、分けて確認する必要があります。

整理前に決めておく3つのこと

・会社、支店、窓口のどの単位で管理するか

・同一とみなす列の組み合わせは何か

・情報が食い違ったとき、誰が確認するか

たとえば支店単位なら「顧客ID＋支店ID」を候補判定に使えます。窓口単位なら窓口コードも必要です。IDがない、空欄が多い場合は、無理に自動判定せず、確認が必要な行として分けます。

実際の整理は、この順番で

1．原本をコピーして、作業用ファイルを作る

元のファイルは変更せず保管します。並べ替えても戻れるよう、作業用には元の行番号も残しておきます。

2．IDを壊さず、表記を整える

「0012」のようなIDは計算用の数字ではありません。入力・貼り付け前に列を文字列に設定し、CSVを読み込む場合も列の型を文字列にします。すでに先頭の0が消えているなら、推測で足さず原本を確認します。

空白や全角・半角を整える場合も、元の値を残して別列で行うと安心です。表記をそろえる作業と、同一の顧客かを判断する作業は別に進めます。

3．候補に印を付け、人が判断する

最初から自動削除せず、「重複候補」の列を作ります。確認後に「残す・除外・保留」を付け、理由も一言残します。除外する行も別シートなどに保管すれば、あとで確認できます。

4．行数と判断結果を照合する

元のデータ行数と、残す行・除外する行・保留する行の合計が一致するか確認します。行数が合っても判断が正しいとは限らないため、支店や窓口が欠けていないかも見直します。

判断できない情報は残す

名簿だけでは、どの連絡先が現在使われているか分からないこともあります。その場合は保留にして、事情を知る方に確認するのが安全です。

「小さな会社の仕事整理」では、Excel・CSVの表記整理や確認しやすい形への整形をご相談いただけます。重複は勝手に削除せず、必要な確認を整理します。

まずは「何に使う名簿か」「どこで困っているか」だけでも大丈夫です。相談のみでも構いません。対応内容が合わなければ、依頼する必要はありません。