その作業、自動化できます。見分ける3つの条件

「毎日30分、Excelに数字を写しているだけの時間がある」

こういう作業は、ほぼ自動化できます。ただし、何でもかんでも自動化すればいいわけではありません。向いている作業と、そうでない作業があります。

今日は、自分の作業が自動化に向いているかを見分ける方法をお伝えします。専門知識は必要ありません。

■ 条件1：手順が毎回同じか

「サイトを開く → 数字をコピー → Excelに貼る → 合計を出す」

このように、順番も操作も毎回変わらない作業は自動化に向いています。

逆に「その日の状況を見て判断する」工程が中心にある作業は向いていません。ただし、判断の基準が言葉にできるなら自動化できます。「在庫が10個を切ったら赤くする」のように、条件がはっきりしていれば大丈夫です。

「毎回ちょっと違うから無理だと思う」とおっしゃる方は多いのですが、詳しく聞くと9割は同じ手順で、残り1割の例外に困っているだけ、というケースがほとんどです。

■ 条件2：くり返す回数が多いか

自動化には作る手間がかかります。年に1回の作業を自動化しても元は取れません。

目安は「月に4回以上」です。週1回のペースでやっている作業なら、1年で50回以上くり返すことになります。1回30分なら年間25時間。ここまで来ると、作る価値が出てきます。

毎日やっている作業なら、迷わず自動化していい領域です。

■ 条件3：データが決まった形で存在するか

Excel、スプレッドシート、CSV、Webサイトの表。こうした「形が決まっているもの」は自動で読み取れます。

一方、手書きのメモ、写真、電話で聞いた内容などは、そのままでは扱えません。この場合は「入力する場所を1つ作る」ところから設計します。

■ よくある失敗：全部を一度に自動化しようとする

いちばん多い失敗がこれです。

業務全体をまとめて自動化しようとすると、要件が膨らんで、時間もお金もかかり、結局使われないものができあがります。

おすすめは、いちばん面倒な工程を1つだけ切り出すことです。「毎朝、5つのサイトから価格を見て回る」の部分だけ自動にして、その後の判断は人がやる。これだけで作業時間は大きく変わりますし、うまくいけば次を足せばいい。

小さく始めた方が、結果的に早く楽になります。

■ 依頼するときに伝えるとよいこと

もし誰かに頼むなら、次の3つを伝えるだけで話が早く進みます。

1. いま何をしているか（画面の操作をそのまま言葉にするだけで十分です）

2. どのくらいの頻度で、1回何分かかっているか

3. 使っているソフト（Excel、スプレッドシート、特定のサイトなど）

きれいにまとめる必要はありません。「毎朝これを開いて、ここを見て、こっちに書き写しています」で伝わります。

■ おわりに

自動化は、難しいことをする技術ではありません。「毎回おなじことをしている部分を見つけて、機械に渡す」だけです。

もし「これって自動化できるのかな」と思っている作業があれば、お気軽にご相談ください。できるかどうかと、おおよその費用感は無料でお答えしています。できない場合も、理由をお伝えします。