家賃管理のチェック、まだ毎月2時間かけていませんか？——「手作業」を疑うところから始まる業務改善

不動産の仕事をしていると、月初は決まって同じ作業に追われます。入金確認、家賃台帳との突き合わせ、未入金者への連絡リストづくり。オーナー業を兼ねている方なら、複数の管理会社から届く明細をExcelにまとめ直す作業も加わります。

私自身、不動産営業を20年やってきて、この手の「地味だけど絶対に外せない作業」がどれだけ時間を食うかを痛感してきました。1件1件は数分でも、物件数が増えれば増えるほど、月末月初の数時間がまるごと消えていきます。しかも間違えられない作業なので、集中力も削られます。

去年からプログラミングを学び始めて感じたのは、こうした「決まった手順を、決まったタイミングで、正確に繰り返す」作業は、実は自動化ととても相性がいいということです。たとえば以下のようなことは、今のExcelマクロ(VBA)やGoogle Apps Script(GAS)、スプレッドシートの仕組みだけで十分に実現できます。

・複数の管理会社から届くExcel明細を、指定のフォーマットに自動で集計する

・入金予定額と実際の入金額を突き合わせて、差異だけをリストアップする

・毎月決まった日に、未入金者への確認メールの下書きを自動作成する

「エンジニアに発注するほどではないけれど、毎月地味にしんどい」——このくらいの規模の作業こそ、自動化の費用対効果が一番大きい領域だと感じています。大掛かりなシステムを入れる必要はなく、今使っているExcelやスプレッドシートの延長線上で、月に数時間分の作業を仕組み化できることがほとんどです。

もし「これはうちの作業でもできそうか」と気になる工程があれば、一度整理して相談してみるだけでも、思ったより簡単に自動化できるケースは多いです。まずは今の作業の流れを書き出してみることから、始めてみてください。