自動化を頼みたいけど、何て説明すればいいか分からない人へ

自動化を頼みたいけど、何て説明すればいいか分からない人へ

エクセルの手作業を自動化する仕事をしています。

相談をいただくとき、いちばん多い前置きが「パソコンにくわしくないので、うまく説明できないんですが」です。

先に結論を書きます。うまく説明できなくて、大丈夫です。専門用語も、きれいにまとまった資料も要りません。むしろ、いま実際にやっていることを、そのまま見せてもらえるのが一番助かります。

今日は、頼むときに何を用意して、どう伝えればいいかを書きます。読んでおくと、相談から見積りまでがぐっと早くなります。

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■ 完成形ではなく、「いまやっていること」を見せてください

自動化を頼むとき、「こういう仕組みが欲しい」と完成形を説明しようとして、手が止まってしまう方が多いです。

でも、それは考えなくて問題ありません。こちらが知りたいのは、あなたがいま毎日どんな手順で作業しているか、その事実だけです。

「まずこのファイルを開いて、ここの数字をコピーして、こっちの表に貼って……」という、ふだんやっている流れをそのまま話してもらえれば、どこを機械に任せられるかは、こちらで見つけます。

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■ 用意しておくとスムーズな、3つのもの

次の3つがあると、話が一気に具体的になります。

・いま使っている実物のファイル（1つでかまいません）

・その作業の手順（口で説明する形でOK。箇条書きのメモでもいい）

・終わったあと、どうなってほしいか（例：ボタンを押すだけで集計表ができる）

ファイルは、完璧に整っている必要はありません。ふだん使っているそのままの状態が、いちばん参考になります。散らかっていても、直すのがこちらの仕事です。

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■ 数字を1つ添えると、見積りが早くなります

その作業に、どれくらい手間がかかっているか。ざっくりで良いので、次の2つを添えてもらえると、費用に見合うかどうかまで一度に見られます。

・その作業1回に、何分かかっているか

・1か月に、何回やっているか

たとえば、毎朝5つの店舗から届く売上のメールを、1つの表にまとめる作業。1回に10分、月に20日やっているとすると、月200分。3時間以上です。

この数字があると、「自動化して元が取れるか」まで、その場でお伝えできます。数えていなければ、それはそのときに一緒に見積もっても大丈夫です。

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■ 伝えなくていいこと、心配しなくていいこと

逆に、気にしなくていいこともあります。

・専門用語は要りません。「マクロ」も「関数」も知らなくて大丈夫です

・資料をきれいにまとめる必要はありません。話し言葉で十分です

・「こんな初歩的なことを聞いていいのか」も、気にしないでください。むしろ、その前提の確認がいちばん大事です

うまく言葉にできないなら、画面を見せながら「これです」でもかまいません。やっていることさえ分かれば、こちらで整理します。

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■ ファイルの中身が心配なときは

実物のファイルには、お客様の名前や金額など、人に見せたくない情報が入っていることがあります。

その場合は、名前を「A社」「B様」に置き換えたり、金額を適当な数字に差し替えたりした、ダミーのファイルで構いません。作業の形さえ分かれば、中身が本物である必要はありません。

もちろん、ご希望があれば、受け取った内容を診断以外に使わないという取り決め（秘密保持）をしてから進めることもできます。安心できる形で進めてください。

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■ まとめ

うまく説明できなくて、大丈夫です。用意するのは、実物のファイルと、いまの手順と、どうなってほしいかの3つ。数字を1つ添えれば、なお早い。

それだけあれば、こちらで「そもそも自動化すべきか」から一緒に考えられます。

いまの作業が自動化に向いているか、費用に見合うかを調べて、レポートにしてお渡しする診断をしています。自動化しない方がいいという結論のときは、そのまま正直にお伝えします。

Excelの手作業、自動化できるか診断します（3,000円）

https://coconala.com/services/4381242

上のページを開くと「無料で見積り相談」というボタンがあります。そこから、いま気になっている作業を一言だけ書いて送ってください。相談は購入前でも大丈夫です。「どう説明すればいいか分からない」というご相談でも構いません。折り返し、ざっくりの時間と費用感をお伝えします。