その作業、自動化しない方がいいかもしれません

はじめまして。エクセルやスプレッドシートの手作業を、自動化できるかどうか診断している者です。

「この作業、自動化できますか」とよく聞かれます。たいていの作業は、やろうと思えばできます。でも私は、いつも「できます」とは答えないようにしています。自動化しない方がいい作業が、実際にあるからです。

今日はその見分け方を書きます。私に頼まなくても、自分で判断できる内容です。

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■ なぜ「やらない方がいい」があるのか

自動化には、作るためのお金と時間がかかります。だから、浮いた時間がその費用を上回らないと、元が取れません。

月に30分しかかかっていない作業を、数万円かけて自動化したとします。浮くのは月30分。何年かかっても、かけた費用に見合いません。それなら手でやった方が早い、という話になります。

当たり前のようですが、これを計算せずに「なんとなく面倒だから」で自動化を始めてしまう例は、とても多いです。

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■ まず、3つの数字を測ってください

難しいことはしません。次の3つを数えるだけです。

・その作業1回に、何分かかっているか

・1か月に、何回やっているか

・かけ算した答え（1か月に何時間か）

たとえば、届いたメールの内容を表に書き写す作業が、1回2分。1日に15回。月に20日働いているとすると、2分 × 15回 × 20日 で、1か月に600分。つまり10時間です。

この10時間という数字が出た時点で、話が具体的になります。「なんとなく面倒」が「月10時間」に変わるからです。

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■ 元が取れるかを、ざっくり計算する

浮く時間を、お金に換算してみます。

仮に自分の時間を1時間1,500円と考えるなら、月10時間は月15,000円ぶんです。自動化に3万円かかったとしても、2か月ほどで元が取れる計算になります。この場合は、やる価値があります。

一方、月30分の作業なら、同じ計算で月750円ぶん。3万円を回収するには何年もかかります。この場合は、やらない方がいいという結論になります。

金額の置き方は人それぞれなので、この数字はあくまで考え方の例です。大事なのは、感覚ではなく数字で比べることです。

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■ 自動化に向かない作業の特徴

計算する前でも、次に当てはまるものは苦戦しやすいです。

・毎回やり方が変わる。決まった手順がない

・その都度、人が考えて決めている部分がある

・例外がとても多い（この取引先だけ書き方が違う、など）

・元になるデータが手書きや写真で、決まった形になっていない

・月に数えるほどしかやらない

とくに「人が考えて決めている部分」は要注意です。そこを機械に任せると、間違ったまま大量に処理してしまうことがあります。手作業の方が安全な場面は、確かにあります。

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■ 逆に、向いている作業の特徴

・毎回、同じ手順でやっている

・元のデータが、決まった形をしている（同じ書式のメール、同じ列の並びの表など）

・回数が多い、または毎日ある

・間違えると困るのに、急いでいると間違えやすい

最後のひとつは見落とされがちです。時間だけでなく、ミスが減ることにも価値があります。転記ミスを後から探して直す時間は、たいてい誰も数えていません。

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■ まずは1週間、測るだけでいい

もし気になっている作業があるなら、来週1週間だけ、かかった時間をメモしてみてください。それだけで、自動化すべきかどうかの判断材料は、ほとんど揃います。

測ってみたら思ったより短かった、というのもよくある結果です。それが分かるだけでも意味があります。もやもやが1つ減ります。

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■ 自分で判断できないときは

作業の内容によっては、そもそも自動化できるのかどうかの判断が難しいこともあります。そういうときのために、診断だけのサービスを用意しています。

いまの作業に月何時間かかっているか、自動化できるか、できるとしたら何時間になるか、いくらくらいかかるかを調べて、レポートにしてお渡しします。自分で作る場合の手順も書きます。自分で作れるなら、それが一番安上がりだからです。

そして、自動化しない方がいいという結論のときは、そのまま正直にお伝えします。それを言えることが、このサービスで一番大事にしている部分です。

Excelの手作業、自動化できるか診断します（3,000円）

https://coconala.com/services/4381242

購入前のご相談は無料です。「これ自動化できますか」だけでも構いません。