【総務・人事の現場あるある】なぜ私が「訃報記録管理アプリ」を開発したのか？WordとExcelの二重管理をkintoneで一元化

突然ですが、総務・人事担当の皆さん、こんな経験や悩みを抱えたことはありませんか？

「各部署から届く訃報の連絡が、手書きだったり、WordやExcel、メールの文章だったりとバラバラでまとめるのが大変…」

「同じ内容なのに、社内掲示用、取引先用FAX、上司への報告書と、書類のフォーマットが違うだけで何度も手入力している…」

「過去の訃報記録はWord文書で保存してあるのに、初盆や年回忌の管理は別のExcel台帳でやっている…」

慶弔対応、特に訃報は「突然発生し、かつ間違いが許されない業務」です。ご遺族やご親族への配慮はもちろん、社内周知や取引先への連絡、香典や供花の手配など、限られた時間の中で迅速かつ正確に対応しなければなりません。

しかし、現場では「紙やバラバラのツールによる転記の手間」と「入力ミスの恐怖」に追われている担当者様が非常に多いのが実状です。

今回は、そんな実体験から生まれた「kintone（キントーン）訃報記録管理アプリ」によって、業務がどのように変わるのかをご紹介します。

1. バラバラな書式（手書き・Word・Excel・メール）による転記と抜け漏れ

慶弔の連絡が届くとき、その手段は実に様々です。 現場の社員から口頭や手書きメモで届くこともあれば、Word、Excelファイル、あるいはチャットやメールの本文で送られてくることもあります。

総務担当者は、それらの不揃いな情報を一つひとつ読み解き、所定の社内フォーマットへ転記する作業に追われます。

「式場の住所や電話番号が書いていない…」

「通夜の日時は書いてあるけれど、告別式の時間が抜けている…」

このような情報の抜け漏れが発生するたびに、慌ただしい中で本人や部署へ確認の連絡を入れることになり、タイムロスと大きなストレスが発生していました。

💡 kintoneで解決！

kintoneで慶弔記録アプリを構築すれば、入力フォーマットが完全に統一されます。

「職員名」「故人氏名」「続柄」「通夜・葬儀日時」「式場住所・連絡先」「喪主」などの必須項目が整理されているため、誰が入力しても情報の抜け漏れが一切なくなります。スマホやタブレットからも入力できるため、現場からの報告もスムーズになります。

2. 同じ内容を何度も打ち直す「書類作成の転記地獄」

訃報の連絡を受けたら、総務・人事の仕事はそこからが本番です。

上司決裁・記録用の報告書を作成

社内回覧・掲示用の「訃報文書」を作成

お取引先や関係各位への「訃報FAX送信票」を作成

書類の目的や送付先によってフォーマットが異なるだけで、書かれている内容（日時・場所・故人名など）はまったく同じものです。

それなのに、手作業で何度も同じ情報をコピー＆ペースト、あるいは手入力していませんか？

「日時を1時間間違えて打ち込んでしまった」「式場の電話番号の桁を間違えた」といった誤転記のリスクと常に隣り合わせです。

💡 kintone＋拡張プラグインで解決！

kintoneで管理することで、最初に上で基本情報を1回入力するだけで全てが完了します。

アプリの画面上に用意された「📄 訃報文書」や「📠 訃報FAX」のボタンをワンクリックするだけで、それぞれの用途に最適化された綺麗なA4印刷レイアウトが自動的に一発生成されます！

二重入力の手間も転記ミスも、これで100%防止できます。

3. Word文書とExcel台帳の「二重管理・サイロ化」

「過去の訃報対応の経緯はWordファイルで保存し、初盆や年回忌の贈答管理は別のExcelファイルでやっている」という企業様も少なくありません。

こうしてデータと文書がバラバラに管理されていると、

「去年の〇〇さんのご家族の時の式場はどこだったかな？」

「今年初盆を迎える社員のご家族の一覧を出したい」

と思ったときに、Wordフォルダを1つずつ開いて探したり、古いExcel台帳を引っ張り出したりと、探すだけで一苦労です。

💡 kintoneで解決！

kintoneでアプリ化することで、過去の対応履歴（文書）も、初盆や贈答のデータもすべて一元管理が可能になります。

検索窓に「職員名」や「年度」を入れるだけで瞬時に目的の記録が呼び出せるため、過去の引き継ぎや年回管理も劇的に楽になります。

4. 出品サービスのご案内

本サービスでご提供しているパッケージ（kintoneアプリ＋専用プラグイン）は、訃報記録管理業務の具体的なイメージと導入効果をご体感いただくためのベースモデルです。

もちろん、そのままでもご利用いただけますが、各企業様の運用ルールや既存フォーマットに合わせてカスタマイズを行うことで、導入メリットを最大限に発揮できます。

なお、基本価格（3,000円）は、導入時のご要望に応じた追加オプション（アプリの機能追加やプラグインの独自拡張）を前提とした価格です。

印刷時の発信者情報や問い合わせ先などの変更は基本価格に含まれています。

印刷書式の追加や、アプリの入力項目追加などは追加オプションとなります。