「月額0円システム」の限界と境界線。ベテランSEが教える、GASで作れる業務・Firebaseが必要な業務

こんにちは。MicoaLab（ミコア）です。IT業界でシステム開発に携わって30年になります。

「自社の業務に合わせて、勤怠管理や顧客管理のシステムを作りたい。でも、kintoneなどのクラウドサービスは毎月のサブスク費用（月額）がずっと続くのがネックだな……」

そう悩まれている個人事業主やひとり社長、小規模オフィスの経営者の方は多いです。

そこで私がおすすめしているのが、Googleの無料枠（Google Apps Script、通称GAS）をベースに、Reactというモダンな技術を組み合わせて作る「月額0円・買い切り型の業務システム」です。サーバー代も月額のライセンス料もかからないため、固定費を抑えたい立ち上げ期の企業には有力な選択肢になります。

ただ、最初にお伝えしておきたいことがあります。

「月額0円のシステムには、明確な限界（境界線）がある」ということです。

何でもかんでも0円でできるわけではありません。今回は、30年の開発経験から「GASの月額0円で収まる業務」と「Firebaseなどの別構成（月額コストが発生する可能性あり）が必要な業務」の境界線を、はっきり線引きしてお話しします。

■ 1. 「月額0円（GAS）」の範囲で綺麗に収まる業務

Googleアカウントさえあれば、以下の条件を満たす業務システムは月額0円で構築できます。

・利用人数が少ない（目安として数人〜十数人程度）

・同時アクセスがほぼ起きない（同時に何十人もが画面を開いて一斉に打刻したりしない）

・扱うデータ件数が「数千件」の規模（数万件を超えない）

・利用者が全員Googleアカウントを持っている

【具体的な業務の例】

・小規模オフィスの勤怠打刻・日報・シフト管理

・少人数で回す顧客管理（CRM）・案件ステータス管理

・見積書や請求書の発行・履歴管理（PDF出力含む）

・社内のシンプルな在庫・備品管理

これらは、Googleが無料で提供している範囲内で十分に動く「画面のあるシステム」に仕立てられます。私自身、以前は会社の事務方として毎月の請求書を手作業でExcelからPDFにしていましたが、こういう繰り返しの作業こそGASの得意分野です。

■ 2. 「Firebase等の別構成（月額の可能性あり）」が必要な境界線

逆に、以下のような要件が入ってくると、Googleの無料枠の限界を超えます。その場合は、別の仕組み（Firebaseなど）をご提案しています。

・大人数が同時に利用する（同時接続の負荷に耐えられない）

・データ件数が「数万件」「数十万件」と膨大（検索や表示が極端に遅くなる）

・一般の顧客（非Googleユーザー）にログインIDを発行して使わせたい

・「独自ドメイン（自社独自のURL）」での運用が絶対条件である

・コンマ数秒を争うチャットのようなリアルタイム処理が必要

これらはGoogleスプレッドシートをデータベースとして使う限界を超えるため、本格的な有料のデータベースサーバーを借りる必要が出てきます。

■ 重要なのは「身の丈に合った道具」を選ぶこと

大企業のシステムや、不特定多数が使うWebサービスであれば、月額コストを払って強固なサーバーを建てるべきです。

しかし、「自社の数人のスタッフで、毎日のコピペや請求書発行の手作業をなくしたいだけ」という目的なら、毎月数万円のサブスク費用を払い続けるのはもったいない。「一度買ってしまえば、あとはずっと0円で自社の資産として動くシステム」で十分に目的を果たせるからです。

無理に全てを自動化したり、身の丈に合わない高機能なサブスクを契約したりすると、かえってコストの手戻りが起きます。

「うちの業務内容やデータ量なら、月額0円の範囲で収まる？」

「エクセルのこの手作業を画面にしたいんだけど、GASの限界を超えそう？」

そう気になった方は、業務の内容とだいたいのデータ量・利用人数を添えて、メッセージでご相談ください。30年の経験をもとに、できること・できないことを実際に検証し、あなたにとって最適な「境界線」をお伝えします。