月次レポート業務改善の前にデータについて学ぶ

月次レポート業務を改善しようとしたとき、多くの人が最初に考えるのは

ExcelマクロやAI、自動化ツールの導入かもしれません。

しかし実際に業務改善を進める中で、最初にぶつかる壁は別のところにあります。

それは、「データ」です。

月次レポートは、売上データ、顧客データ、製品データなど、様々なデータを集計して作成されます。

一口にデータと言っても、その種類は多岐に渡ります。

・数字

・日付

・テキスト

・画像

・動画

・URLリンク

・パーセント

・通貨

・Yes / No の真偽値

・プルダウンメニューからの選択値

このブログを読んでいる方の中には、

「そんなに種類があるのか」

と思われた方もいるかもしれません。

実際の業務では、数字として扱いたいデータがテキストとして入力されていたり、日付の形式が統一されていなかったりすることも珍しくありません。

本当の問題はデータの種類ではなく、データのばらつき

さらに業務改善を難しくするのが、

データが保存されているファイル形式の違い

です。

例えば、

・Excel

・CSV

・TXT

などがあります。

メーカーや商社のように複数の代理店と連携している場合、各社から送られてくるデータ形式が異なることは日常的に発生します。

A社はExcel。

B社はCSV。

C社は独自フォーマット。

このような状況は決して珍しいものではありません。

昔の私は「統一すれば解決する」と考えていました。

業務改善を始めた頃の私は、

「全員が同じフォーマットを使えばいい」

と考えていました。

そして、その考えを相手に求めていました。

しかし現実はそう簡単ではありません。

取引先には取引先の事情があります。システムも異なります。

各部署にもそれぞれの事情があります。

結果として、フォーマット統一を前提に作ったツールは使われず、アイデアだけ終わることも少なくありませんでした。

考え方を変えたことで改善が進むようになっていきました。

多くの失敗を経験する中で、私の考え方は大きく変わりました。

それは、

「データ形式が異なることを前提に設計する」

という考え方です。

フォーマットを無理に統一しようとするのではなく、

・Excelでも受け入れる

・CSVでも受け入れる

・列順が多少違っても対応できる

といった仕組みを考えるようになりました。

もちろん、すべてのケースでうまくいくわけではありません。

しかし以前と比べると、継続的に利用されるツールや仕組みの割合は確実に高くなりました。

業務改善の第一歩はデータを理解すること

業務改善というと、自動化ツールやAIに目が向きがちです。

しかし、その前に必要なのは、業務で扱われているデータを理解することです。

・どのようなデータがあるのか。

・どこから来るのか。

・どのような形式で保存されているのか。

月次レポート改善の第一歩は、ツール選定ではなく、まずデータを知ることだと私は考えています。

個人的には最後に

次回は「なぜ月次レポート業務は属人化しやすいのか？」について考えてみます。