大量のPDF・Excel・CSVファイルは、まず「一覧化」すると整理しやすくなる話。

フォルダの中にPDF、Excel、CSVファイルがたくさん入っていて、

「あのファイルどこだっけ？」

「同じような名前が多くて分からない」

「更新日を1つずつ確認するのが面倒」

「ファイル名をExcelに手作業でコピペしている」

ということはないでしょうか。

請求書・証憑・売上データ・仕入データ・月次資料などは、気づくとファイル数が増えていて、後から探すのが大変になりがちです。

こういうときは、いきなりフォルダをきれいに並べ替えるより、まずはファイル情報を「一覧表」にするのがおすすめです。

一覧表にしておくと、

・ファイル名

・拡張子

・更新日

・ファイルサイズ

・保存場所

・件数

をまとめて確認できます。

たとえば、PDFだけを探したいときは拡張子で絞り込めますし、最新版を確認したいときは更新日を見れば判断しやすくなります。

また、サブフォルダが多い場合でも、保存場所を一覧にしておけば「どこに入っているか分からない」という時間を減らせます。

ファイル整理というと、ファイル名を変えたり、フォルダを分けたりする作業をイメージしがちですが、最初の一歩は「今どんなファイルがあるかを見える化すること」だと思います。

一覧表があるだけで、

・探す時間を減らせる

・抜け漏れを確認しやすくなる

・古いファイルと新しいファイルを見分けやすくなる

・後からExcelで集計しやすくなる

といったメリットがあります。

当方では、PDF・Excel・CSVなどのファイル一覧作成や、CSV・Excelデータの整理、件数・金額チェックなどを対応しています。

「フォルダ内のファイルを一覧化したい」

「毎月の資料整理を少しラクにしたい」

「ExcelやCSVの確認作業を整理したい」

という場合は、お気軽にご相談ください。