その作業、自動化できる？ 頼む前に自分で見分ける3つのポイント

「この毎月の作業、自動化できないかな」と思っても、いざ業者に頼もうとすると

「そもそも、うちの作業は自動化に向いているんだろうか」

「頼んでから『これはできません』と言われたら、お金も時間も無駄になる」

と、二の足を踏んでしまう。よくあることだと思います。

実は、自動化に「向いている作業」と「向いていない作業」は、専門知識がなくても、ある程度ご自分で見分けられます。この記事では、その見分け方を3つのポイントでお伝えします。頼む前のふるい分けにお使いください。

■ ポイント1：毎回、同じ手順でやっているか

自動化がいちばん得意なのは「毎月・毎週、同じ手順で繰り返している作業」です。

・毎月届く同じ形式のファイルを、決まった手順で集計している

・請求書や報告書を、決まったひな形に数字を当てはめて作っている

・複数のファイルから、決まったルールで数字を拾って一覧にしている

こういう「手が覚えている作業」は、その手順をそのまま仕組みにできます。逆に、毎回やり方が変わる、その都度考えて判断する作業は、自動化には向きません。

■ ポイント2：入り口のデータが「決まった形」か

自動化は、入り口のデータの形が毎回そろっているほど、うまくいきます。

・向いている：CSVやExcelなど、列の並びが毎回同じファイル

・要注意：PDFや紙をスキャンした画像（読み取りは可能だが、精度や手間の見極めが必要）

・向いていない：毎回レイアウトが変わる資料、手書きのメモ

「先月と今月で、ファイルの形は同じですか？」と自問してみてください。同じなら、自動化の相性は良いです。

■ ポイント3：正解が「はっきり決まる」か

「この作業が正しく終わった」と言える条件が、はっきりしているかどうかも大事です。

・向いている：「合計金額が元データと一致すればOK」のように、機械的に確かめられる作業

・向いていない：「なんとなく見栄えよく」「状況に応じてうまいこと」のように、人の感覚で判断する作業

正解がはっきりしている作業ほど、自動化して安心して任せられます。

■ 3つとも当てはまったら、自動化の有力候補です

- 毎回、同じ手順

- 入り口のデータが決まった形

- 正解がはっきり決まる

この3つがそろえば、その作業は自動化でぐっと楽になる可能性が高いです。逆に、どれか引っかかるものがあっても、あきらめる必要はありません。「一部だけ自動化する」「向いている部分だけ仕組みにする」という進め方もあります。

■ 自分では判断がつかないときは

「うちの作業は当てはまる気もするし、微妙な気もする」

そんなときのために、事前の診断サービスをご用意しています。

現在の作業を教えていただければ、

・自動化できるか（できる／条件付きでできる／不向き、を正直に）

・どこまで自動化するのが現実的か

・本制作を頼む場合の総額

を2ページにまとめてお返しします。「向いていない」場合も、その理由と代わりの工夫をお伝えします。頼むかどうかは、診断を見てから決めていただいて大丈夫です。