個人情報を扱う業務でも、AIでシステムは作れる｜データを外に出さずに頼む方法

こんなお悩みはありませんか

社内の手作業をシステムにしたいが、職員・お客様の名簿や個人情報が絡む

「AIで安く早く作れる」と聞くが、個人情報をAIに見せるのは不安

結局、大きな会社に高い費用で頼むか、手作業のまま続けるかの二択になっている

この記事では、本物の個人情報を一度もAIに見せずに、AIを使って業務システムを作る方法を、私が勤務先の医療機関で作った仕組みを例にご紹介します。

実際に作ったもの

医療機関の事務の仕事をしながら、AIと分担して院内のシステムを作りました。どれも職員や患者さんの情報を扱います。

制服の申請・管理（稼働中）：職員がスマートフォンから申請し、職種・部署ごとの支給ルールの判定、在庫を差し引いた発注数、部署ごとの配布リストまで自動で作る

受付の伝票の自動印刷（試験中）

名札のQRでの研修の出欠（試験中）

それぞれ1週間以内で作り、本物のデータはどれも一度もAIに見せていません。

どうやって「見せずに」作ったか

1. 本物のデータは、AIの届かない場所に置く

本物の名簿は、社内のパソコンと共有フォルダだけに置きます。AIが作業する場所には置きません。「見せないように気をつける」のではなく、物理的に届かないようにします。気をつけるだけの決まりは、忙しい日に破られるからです。

2. 試すときは「架空の職員」を使う

テストは架空のデータで行います。工夫したのは作り方で、部署×職種×性別の組み合わせごとに1人ずつ架空の職員を用意しました。

制服は職種や部署で支給の中身が変わるので、1人が「この組み合わせの人には何が出るべきか」の確認役になります。少ない人数で全部のパターンを試せ、本物の名簿は一度も使いません。

3. 本番だけの不具合は、値を伏せて症状だけ見る

本番だけで動かないときも、名前や番号は見ません。「何件届いたか」「何時に止まったか」「どの種類のエラーか」だけを見られる画面を最初から作っておき、それで原因を切り分けます。

4. データそのものを、読まれても分からない形にする

名前は伏せ字で保存し、業務でフルネームが要る場面のために暗号化した値でも持たせました（試験中）。鍵は別の場所に分けて置くので、万一ファイルが読まれても、見えるのは伏せ字と読めない文字列だけです。

この方法が向いているケース

名簿・顧客情報・従業員情報を扱う、社内向けの小さな業務システム

申請の受付、集計、配布リスト・発注表づくりなど、毎年・毎月くり返す手作業

個人情報の扱いに厳しい業種（医療・介護・人事など）

ご依頼いただくときのポイント

本物のデータは送らないでください。最初に「どんな項目があるか」（列の名前と、値の例を架空で）だけ教えていただければ作れます

ルールの例外を、思いつくだけ教えてください。「この部署だけは隔年」「新しく入った人は後から決める」といった例外が、システムの出来を左右します

本番への設置や、本物のデータの取り込みは、御社の環境で、御社の方が立ち会う形で行います

作り方について

私は医療機関の事務職で、エンジニアではありません。設計・テスト・現場への導入は自分で行い、コードを書く部分は生成AI（Claude・Codex）と分担しています。そのぶん、早く・費用を抑えて仕上げられます。

制服の申請の仕組みは、ポートフォリオ「職員の申請受付から発注集計までを、スプレッドシートで一本化（医療機関）」にも載せています。

「うちの業務でも、個人情報を出さずに作れる？」というご相談も、お気軽にどうぞ。