業者のシステムを改修せずに、新しい機能を足す方法｜受付の手作業を自動化した事例

こんなお悩みはありませんか

受付や会計で使っているシステムは業者の製品なので、こちらでは直せない

業者に改修を頼むと、費用も時間もかかる。小さな要望ほど頼みにくい

だから「この条件のときだけ、職員が目で見つけて手で処理する」が続いている

業務の現場には、こうした「中身に手を入れられないシステム」がたくさんあります。この記事では、既存のシステムを1行も変えずに、機能を足す方法を、私が勤務先の医療機関で作った受付の仕組み（試験運用中）を例にご紹介します。

実際にあった困りごと

外来の受付機は、来院された方が診察券を読ませると、受付システムに受付が入る仕組みです。 ところが、特定の用件だけで来られる方も、会計のために受付機を通します。すると通常の受付として流れてしまうので、職員が画面を見て、その方を見つけ、手で別の扱いに直していました。

受付システムは業者の製品なので、こちらでは変えられません。

どう解決したか：入口に「中継」を挟む

診察券を読むバーコードリーダーと、受付システムの間に、小さな中継ソフトを置きました。

読み取ったデータは、何も変えずに、まず受付システムへ流す（受付システムから見ると、今までと何も変わらない）

同時にその写しで、対象の方かどうかを照合する

対象の方のときだけ、専用の伝票を自動で印刷する

さらに、受付システムの画面をRPA（画面の自動操作）で操作し、受付後の振り分けも自動で行う（デモ段階）

ポイントは、本来の流れ（受付）を絶対に止めないことです。伝票のプリンターが詰まっても、受付はいつもどおり進みます。画面の自動操作も、対象が1件に確定したときだけ動かし、少しでも迷うときは職員に知らせるだけにしています。

この方法が向いているケース

業者のシステムに手を入れられない（契約・保守・費用の事情）

「この条件のときだけ、ついでにこれをしたい」という、小さいけれど毎日発生する手作業がある

バーコード・カードリーダー・ファイル出力など、システムの入口や出口がはっきりしている

逆に、システムの中のデータそのものを書き換えたい場合は、この方法ではなく業者への相談が必要です。

ご依頼いただくときのポイント

今の作業の流れを、手順のまま教えてください。「誰が・どの画面で・何を見て・何をしているか」が分かると、どこに中継を挟めるかが決まります

機器の写真があると早いです。「キーボードのように動くと思っていた機器が、実は別の方式だった」ということがよくあり、現物を確かめるところから始めます

業者さんとの相談も一緒に考えます。相手の製品の仕様に沿った形にしておくと、あとで保守の相談がしやすくなります

作り方について

私は医療機関の事務職で、エンジニアではありません。設計・テスト・現場への導入は自分で行い、コードを書く部分は生成AI（Claude・Codex）と分担しています。そのぶん、早く・費用を抑えて仕上げられます。患者さんの情報は、開発中も一度もAIに見せていません。

同じ仕組みの紹介は、ポートフォリオ「受付で診察券を読むだけで、必要な伝票を自動で印刷するソフト」にも載せています。 「うちのシステムでもできる？」というご相談も、お気軽にどうぞ。