退職した人のアカウント、そのままになっていませんか？｜総務・経理が確認したい5つのこと

「退職した人のメールアドレス、まだ使える状態になっていない？」

退職者が出たとき、

パソコンを返却してもらった。

社員証も回収した。

引き継ぎも終わった。

これで一安心、と思いがちです。

でも、意外と見落としやすいのが、

その人が使っていたアカウントや権限です。

メール。

クラウドストレージ。

チャット。

勤怠管理。

会計ソフト。

Web会議。

各種業務サービス。

仕事で使うサービスが増えるほど、退職時に確認するアカウントも増えていきます。

しかも、

「本人のアカウントを削除すれば終わり」

とは限りません。

今回は、総務・経理など情報管理を兼務する方でも確認しやすいように、退職時にまず確認したい5つのポイントを整理します。

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 1．その人が使っていたアカウントを把握する

最初に確認したいのは、

「何のアカウントを持っていたか」

です。

たとえば、

・会社メール

・パソコンのログイン

・Microsoft 365やGoogle Workspace

・チャットツール

・クラウドストレージ

・勤怠管理

・会計・経費精算

・Web会議

・顧客管理システム

・各種業務クラウド

などがあります。

問題なのは、

会社が把握しているサービスだけとは限らない

ことです。

部署や担当者が個別に契約したサービス。

無料で使い始めたサービス。

特定業務だけで使っていたツール。

こうしたものが残っていることもあります。

まずは、

「この人は仕事で何を使っていたか」

を書き出すところから始めます。

全部分からなくても構いません。

「不明」があること自体が、確認すべき項目の発見になります。

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2．その人が「管理者」になっているサービスはないか

ここは特に見落としやすいところです。

退職する人が、

単なる利用者ではなく、

サービスの管理者

になっていることがあります。

たとえば、

契約したのは退職する担当者。

管理者メールアドレスもその人。

支払いは会社。

実際には複数の社員が利用している。

というケースです。

この状態で本人のアカウントだけ削除すると、

「新しい利用者を追加できない」

「設定変更できない」

「解約方法が分からない」

といった問題が起きる可能性があります。

そのため、

アカウントを消す前に、管理者権限を誰へ引き継ぐか

を確認します。

第1弾の記事で整理した、

「誰が契約したか」と「今、誰が管理しているか」

という考え方は、退職時にも重要です。

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3．共有IDや共有パスワードを使っていなかったか

本人専用のアカウントだけではなく、

複数人で使っているIDやパスワード

も確認します。

たとえば、

・部署共通メール

・SNSアカウント

・共有クラウドサービス

・管理者ID

・外部サービスの共通ログイン

などです。

退職者本人のアカウントを停止しても、

その人が共有パスワードを知っていれば、共有アカウントへは引き続きアクセスできる場合があります。

そのため、

退職者が知っている共有パスワードがある場合は、必要に応じて変更する

という視点も必要です。

また、

「誰がそのパスワードを知っているのか分からない」

状態なら、それ自体が見直し対象になります。

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 4．その人が所有者になっているファイルやフォルダはないか

アカウントを削除する前に、

ファイルの所有者や共有設定

も確認しておきたいところです。

たとえば、

退職者本人が作った共有フォルダ。

本人所有のスプレッドシート。

本人のクラウド領域に保存された業務資料。

外部取引先と共有しているファイル。

こうしたものがある場合、アカウントを削除したあとに、

「必要な資料が見られない」

「誰が管理すればよいか分からない」

ということがあります。

そのため、

必要なデータを会社側へ引き継ぐ

共有設定を確認する

所有者を変更する

といった作業を、アカウント削除前に確認します。

単に、

「データをバックアップしたから大丈夫」

ではなく、

誰が今後その情報を管理するか

まで決めておくことが大切です。

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 5．「誰が・いつ停止したか」を確認できるようにする

最後に大切なのが、

停止作業そのものの確認です。

退職者が出たとき、

人事・総務は退職日を知っている。

でも、

各サービスを管理している人は知らない。

ということがあります。

すると、

「削除する予定だったけれど忘れていた」

「誰かが対応したと思っていた」

という状態になりやすくなります。

そこで、

・対象アカウント

・対応担当者

・停止予定日

・対応済み／未対応

だけでも一覧にしておくと、抜け漏れを減らしやすくなります。

大きなシステムを導入する必要はありません。

Excelやスプレッドシートでも十分です。

重要なのは、

「誰かがやるだろう」ではなく、誰が対応するかを決めること

です。

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「削除すること」より「漏れなく確認すること」

退職者のアカウント管理というと、

「退職日にアカウントを削除する」

ことだけを考えがちです。

もちろん、不要になったアクセスを残さないことは重要です。

ただ実務では、

何のアカウントを持っていたか分からない

管理者だったことに気づかなかった

共有パスワードが残っていた

必要なファイルが本人所有だった

といったところで問題が起きます。

そのため私は、

「消したかどうか」だけでなく、「確認漏れがないか」

を見ることが大切だと考えています。

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 最初から全部確認しなくても大丈夫

「全社員の全アカウントを管理しないといけない」

と考えると、なかなか始められません。

まずは、

次に退職・異動する人1人

からでも構いません。

その人について、

1. 使っているサービス

2. 管理者になっているサービス

3. 共有ID・パスワード

4. ファイル・フォルダ

5. 停止担当者

を確認してみます。

そして、

「分からない」

という項目があったら、そのまま「不明」と書いておきます。

情報管理では、

分からないものを見えるようにすること

が最初の一歩です。

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アカウントだけでなく、情報管理全体も確認したい方へ

退職者アカウントを確認すると、

「共有パスワードは？」

「クラウドサービスの管理者は？」

「バックアップは？」

「外部業者へ渡したIDは？」

など、ほかの管理項目も気になってくることがあります。

そこで、職場の情報管理を30項目で確認できる

「情報管理セルフチェック30｜自動採点Excel＋改善計画＋管理台帳」

を用意しています。

単にチェックするだけでなく、

現在の状態

→ 未対応項目

→ 優先改善候補

→ 30日改善計画

まで整理できる構成です。

▼ 情報管理全体の抜け漏れを確認したい方はこちら

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmsk2s3vr03dkat0iihc1u8s0

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関連記事

クラウドサービスの契約者や管理者については、第1弾の記事でも整理しています。

▼「クラウドサービス、誰が契約したか分かりますか？｜総務・経理が確認したい5つのこと」

クラウドサービス、誰が契約したか分かりますか？｜総務・経理が確認したい5つのこと

退職者がクラウドサービスの管理者になっている場合にも関係する内容です。

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 最後に

退職者のアカウント管理は、

IT担当者だけの仕事とは限りません。

退職日を把握している人事・総務。

料金や契約を把握している経理。

実際にサービスを利用している現場。

それぞれが持っている情報をつなげる必要があります。

まずは、

次の退職者1人について、5つの項目を確認する。

そこから始めてみてください。

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参考

独立行政法人情報処理推進機構（IPA）

「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン 第4.0版」