クラウドサービス、誰が契約したか分かりますか？｜総務・経理が確認したい5つのこと

「このクラウドサービス、誰が契約したんだろう？」

経理には毎月請求が来ている。

現場では普通に使われている。

でも、契約した担当者や管理者が誰なのか分からない。

そんな状態になっていないでしょうか。

オンラインストレージ、Web会議、チャット、勤怠管理、会計ソフト、デザインツールなど、仕事で使うクラウドサービスは増えています。

便利になる一方で、部署や担当者ごとに契約していると、会社全体では

「何を使っているのか分からない」

という状態になりやすくなります。

クラウドサービスを管理するとき、まず確認したいのは次の5つです。

1. 誰が契約したか**

2. 現在の管理者は誰か**

3. いくら支払っているか**

4. いつ更新されるか**

5. どんな情報を保存しているか**

たった5つですが、意外と全部答えられないサービスがあるかもしれません。

「契約者」と「管理者」は同じとは限らない

特に確認したいのが、契約者と管理者です。

たとえば、

契約したのは総務。

料金を確認しているのは経理。

実際に管理しているのは別の担当者。

利用しているのは複数部署。

ということがあります。

この状態で管理者が異動・退職すると、

「パスワード変更は誰がする？」

「利用者を追加できる人は？」

「解約したいけれど、管理画面に入れる人は？」

といった問題が出てきます。

だからこそ、

「誰が契約したか」と「今、誰が管理できるか」は分けて確認する**

ことが大切です。

経理から見える「料金」も重要な管理情報

情報管理というと、パスワードやセキュリティ設定だけを想像しがちです。

しかし、バックオフィスでは料金や更新日も重要です。

「使っていないサービスを払い続けていた」

「個人のクレジットカードで契約したままだった」

「来月自動更新なのに、誰も把握していなかった」

ということもあります。

そのため私は、クラウドサービスについて

情報管理と契約管理を別々に考えすぎないこと

が大切だと考えています。

最初から完璧な台帳を作らなくても大丈夫

「全部のサービスを調べないといけない」と考えると、なかなか始められません。

まずは、

仕事でよく使う3つのクラウドサービス

だけでも構いません。

サービス名を書き出して、

契約者。

管理者。

料金。

更新日。

保存している情報。

を確認してみます。

分からなければ「不明」で大丈夫です。

むしろ、

「会社として分かっていない項目がある」と気づくこと

が情報管理の第一歩になります。

クラウドだけでなく、情報管理全体も整理したい方へ

クラウドサービスを確認すると、

「退職者のアカウントは？」

「共有パスワードは？」

「バックアップは？」

「外部業者へ渡したIDは？」

など、別の管理項目も気になってくるかもしれません。

そこで、職場の情報管理を30項目で確認できる

「情報管理セルフチェック30｜自動採点Excel＋改善計画＋管理台帳」

も作成しています。

単にチェックするだけではなく、

現在の状態を確認し、どこから改善するかを整理する

ためのExcel・PDF教材です。

専任IT担当者がいない職場や、総務・経理などで情報管理を兼務している方でも使いやすいよう、専門用語をできるだけ減らしています。

この記事の下部に出品中のコンテンツが表示されていますので、

「情報管理を見直したいけれど、何から確認すればよいか分からない」

という方は、内容をご確認ください。

 最後に

クラウドサービスは、導入するときには意識していても、使い始めて数年経つと管理状況が分からなくなりやすいものです。

誰が契約したか。

誰が管理しているか。

いくら払っているか。

いつ更新されるか。

何の情報が入っているか。

まずはこの5つだけでも確認してみてください。

情報管理は、難しい仕組みを導入する前に「今どうなっているか」を把握するところから始められます。

このブログでは今後も、総務・経理などバックオフィスの方が実際の仕事で使いやすい形で、情報管理について整理していきます。