「あの案件、請求したっけ？」をなくす

受注が増えてくると、だんだん把握しきれなくなってくるものがあります。案件の進み具合と、入金の状況です。

納品はした。請求書も出した。でも、入金されたかどうかがあいまい。月末になって「あの案件、結局どうなったんだっけ」と通帳を見返す。心当たりのある方は少なくないと思います。

■ なぜ見えなくなるのか

案件の情報が、いろいろな場所に散らばっているからです。

やりとりはチャット、納期は手帳、請求書は会計ソフト、入金確認は通帳アプリ。それぞれの場所では正しく記録されているのに、「今どうなっているか」を一覧で見られる場所がない。

会計ソフトを入れれば解決するかというと、そうでもありません。会計ソフトは記帳のための道具なので、「進行中か」「確認待ちか」といった案件の状態までは見えないことが多いです。

■ 必要なのは1枚の表

特別な仕組みは要りません。次の項目が1行に並んでいる表を1枚作るだけで、だいぶ違います。

案件名／取引先／ステータス／納期／請求額／入金額／未回収額／入金状況

このうち「未回収額」は、請求額から入金額を引いた計算式にしておきます。手で計算しないのがポイントです。

ステータスと入金状況はプルダウンから選ぶ形にしておくと、書き方がぶれません。「未入金」と「未払い」が混在すると、あとで数えられなくなります。

■ 使い続けるためのコツ

続かない表には共通点があります。項目が多すぎることです。

最初から完璧なものを作ろうとすると、入力が面倒になって3週間で止まります。まずは上に挙げた8項目くらいから始めて、足りないと感じたら足していくのがおすすめです。

もうひとつ。キャンセルになった案件は、行を消さずにステータスを「キャンセル」にしておくと、あとで経緯を追えます。消してしまうと「あの話はどうなったんだっけ」がまた始まります。

■ 作るのが面倒な方へ

GoogleスプレッドシートでもExcelでも作れますが、プルダウンや自動計算の設定を最初にやるのが少し手間です。

そのあたりを設定済みの状態でお渡しするサービスを出品していますので、よろしければご覧ください。項目はお仕事の内容に合わせて調整できます。