長くなった営業資料を減らす前に作る「面割り表」

継ぎ足しで長くなった営業資料や会社案内を短くしようとしてまずデザインから手を付けると、枚数はあまり減らないと思います。1枚ずつ見た目を整えているうちに、どのページも「これはこれで要る」ように見えてきます。

枚数を減らしたいときは、手を入れる前に全ページの行き先を1枚の表で決めてしまいます。私はこの表を「面割り表」と呼んでいます。この記事では面割り表の作り方を、架空の資料を例にして書きます。

面割り表に書く5つの欄

・元のページ番号

・今の見出し

・そのページで言いたいこと（1文で）

・行き先（下の7つから1つ）

・新しいページ番号

手間がかかるのは3つ目の「言いたいこと」です。見出しをそのまま写さず、そのページを見た人に何を持って帰ってほしいかを1文で書きます。

行き先は7つのどれか

・変更なし：言いたいことが1つで、置き場所も合っている

・見出し変更：中身はよいが、見出しを読んでも言いたいことが分からない

・順序変更：中身はよいが、説明の流れの中で置き場所がずれている

・統合：ほかのページと言いたいことが同じ

・分割：1枚に言いたいことが2つ以上ある

・図解化：文章で書いてあるが、流れや比較は図のほうが早く伝わる

・新規：説明の流れの中で、抜けている話がある

迷ったときは3つ目の欄に戻ります。言いたいことを1文で書けないページは分割の候補です。別々のページに同じ1文を書いていたら、統合の候補になります。

架空の例：32ページの会社案内

ここからは架空の研修会社の会社案内（32ページ）を例にします。面割り表の一部を抜き出すと次のようになります。

・2ページ「会社概要」→統合（17ページ「会社情報」と言いたいことが同じ）

・5ページ「サービス一覧」→分割（1枚に5つのサービスが並び、どれも説明が2行しかない。商談でよく使う3つを1枚ずつにする）

・8〜10ページ「導入事例」→統合（3件を1枚に並べ、詳しい内容は別紙に回す）

・12ページ「料金」→順序変更（導入の流れを説明したあとに移す。流れを知る前に金額を見ると、高いか安いかしか残らない）

・14ページ「Q&A」→見出し変更（「導入前によく聞かれること」にする）

・15ページ「代表あいさつ」→変更なし

・20ページ「研修の進め方」→図解化（文章で6行ある手順を、矢印でつないだ4つの箱にする）

・なし→新規（最後に「次に何をすればよいか」を1枚足す。申込の方法と問い合わせ先が、資料のどこにも書かれていなかった）

この例では32ページが19ページになりました。表を作った時点でどのページがどこへ行くかが決まっているので、組み直す作業は表のとおりに手を動かすだけで済み、途中で「このページはどうするか」と手が止まることもありません。

表ができてから、見た目を整える

書体や色をそろえるのは面割り表のとおりに並べ替えたあとです。先に見た目を整えると、統合や分割で消えるページにも時間を使うことになります。

もう1つ。統合や削除で外したページは、表の中に「どこへ移したか」を残しておきます。あとで「あの説明はどこへ行ったのか」と聞かれたときに表を見せれば答えられますし、社内で次に資料を作り直すときも担当者が替わっても同じ判断を続けられます。

自分でやると止まるところ

面割り表でいちばん手が止まるのは統合と削除を決める場面です。作った本人やそのページを頼んだ部署の人ほど外す判断ができません。どのページにも入れた理由があるからです。

資料を作っていない人が1枚ずつ「言いたいこと」を書き出すと、同じ1文が並んでいるページがそのまま見えてきます。自分たちだけでは決めきれないときは、面割り表を作るところだけを外に頼むのも一つの手です。

この記事を書いた人

私は以前、約50ページあった営業資料を重複ページの統合と見出しの立て直しで28ページに組み直しました。投影と印刷の両方で読める版面にして、削除・統合した箇所の対応表を添えて納めています。

ココナラでは資料を1ページずつ読んで面割り表をお渡しするサービスを出品しています。組み直しまでご希望の場合は、表で合意してから進めます。