整骨院の予約管理、今のやり方で困ってませんか？
クライアントである整骨院で、予約管理の仕組みを一から自分で作りました。「既製品でいいのでは？」と思われるかもしれません。実際、私もそう思って一度は調べました。でも、調べれば調べるほど「院の運営方法に合わず、穴になる場面がある」と気づいてしまったんです。
今日はその話を、できるだけ整骨院オーナーさんの目線で書いてみます。
まず、既製品の予約システムは本当によくできている
予約システムSaaSはどれも完成度が高くて素晴らしいものばかりです。
月額2万円程度で即日始められて、LINE連携や会計ソフトとの連動、顧客カルテまでひと通り揃っています。
多くの場合、既製品で十分です。 これは強調しておきたい。わざわざ自作する必要なんてないし、自作するのは普通に考えればコストに見合いません。
でも、クライアントの院では「穴」になる場面があった
整骨院の現状をヒアリングしていくうちに、4つの点でどうしても噛み合わないことが見えてきました。
① 紙ボードのドラッグ操作のテンポを諦めきれない
紙ボードで予約を取っている院は分かると思いますが、あの「サッと線を引くだけで枠を埋める」テンポ感は、お忙しい施術の合間の一瞬で予約を入れる現場にとって命です。既製品の時間枠選択UIだと、どうしてもクリック数が増えてテンポが落ちます。「予約1件入れるのに30秒かかる」が「3秒で済む」のと、1日数十件×365日で考えると無視できない差になります。
② 予約の入り口が多すぎて、台帳が別々になる
院に入ってくる予約は、電話・窓口・LINE・HotPepper・ホームページ（のちに自作）の5経路あります。これらを紙で管理していると、HotPepperはサロンボードという独自の予約画面を持っていますし、ダブルブッキングを防ぎきれない場面が出てきます。「LINEで予約を取った直後にHotPepperからの予約で同じ時間が埋まる」みたいなことが、構造的に起こりうるんです。
③ 「毎週水曜14時に、院長指名で、このメニューで」のご希望
毎週同じ曜日の同じ時間に通ってくださる定期患者さんがたくさんいます。さらに「この施術者さんで」「このメニューで」というご希望もある。これを毎回、紙ボードで先の3か月分、手作業で組んでいくのはかなりの負担ですし、なかなか現実的ではありません。
④ スタッフが急に休んだ日の振替が、ひたすらしんどい
スタッフの体調不良などで急に休みが入った日。その人の担当予約を1件ずつ確認して、別のスタッフに振り分けるか、患者さんに電話して別日にしていただくか、判断していく作業。これが本当に時間を食いますし、残されたスタッフが１人だったら、施術もこなしながら考えるだけでも大変。
じゃあ何を作ったのか
上の4つの「穴」をそのまま埋められるような設計にしました。
・5分刻みのドラッグ操作タイムテーブル：紙ボードの感覚をそのままWebに移しました。空いている枠を指でスッと引けば（またはドラッグ）、予約登録モーダルがパっと立ち上がります
・二重予約はデータベース側で物理的にブロック：アプリ側のチェックをすり抜けても、データベースの仕組みで重複を弾く設計（警告メッセージが出ます）にしました。「仕組みとして起こさせない」状態を作るのが狙いです
・「毎週○曜の○時、この施術者、このメニュー」をシリーズ登録：最大13回（約3か月）分をワンクリックで自動生成します。さらに残り3回になったら『延長しますか？』とポップアップ通知が出るので、定期患者さんの予約が途切れません
・スタッフが急に休んだ日の自動振替：その日の影響予約を自動で洗い出して、別スタッフへの振替候補をその場で提示します
・HotPepperからの予約はメール解析で自動取り込み：HotPepperから届く予約通知メールをシステムが解析して、台帳に自動で書き込みます。これでうっかり紙に書くの忘れた、は無くなります。反対に「HotPepper側を押さえ忘れていますよ」というリマインド機能もつけることにしました
・LINEは院長の方針で、返信は人の手で：院長からは「LINEの返信は患者さんとの関係性があるから自分で返したい」という要望がありました。なので**「AIが解析だけして、空いている時間をLINE上で提示する」**仕組みにとどめて、慎重に運用を始めています。自動返信は確かに可能ですが、やはり人の手による温かみを優先したい場合もあると思います。それを優先し、最大限サポートできる仕組みも考えます。
実際のタイムテーブル（デモデータ）。予約メニューを設定し色分けしたり（例：保険診療は青、自費診療は緑）。施術者ごとに曜日、時間割の設定も可能（例：6/15月 午前休）
こちら繰り返し予約機能。３か月先までの予約を（同一患者・同一メニューの場合）先取り。繰り返せしいつでもキャンセルや変更も可能なので、先の予定でのダブルブッキングで困ることもなくなります。
おわりに
こんな開発、ココナラで承っています
ここまで読んでくださってありがとうございます。
私はココナラで主に「AIアプリケーション・エージェント開発」カテゴリに出品しています。
今回ご紹介した予約管理システムのような、**既製品では届かない業務フローに合わせたカスタム開発**を、個人事業主さん〜小規模法人さん向けにお受けしています。
得意な領域
- 整骨院・クリニック・小規模ヘルスケア施設の業務システム
- LINE連携・予約管理・在庫管理・社内ワークフロー
- AIを組み込んだ業務効率化エージェント
- 既製SaaSでは対応できない「うちだけのルール」をシステム化
進め方の特徴
完璧な仕様書を最初に書くスタイルではなく、**動くものを早めに見ていただいて、現場のフィードバックをもらいながら作り変えていく**進め方を採っています。
今回の予約システムも、本番投入まで仕様書を何度も書き直しました。
お見積もり・ご相談
- 単発開発のお見積もり：無料です
- 月額retainer型の保守・改善：継続してお付き合いするモデルもご相談可
- まずは「うちの場合、こんなこと出来ますか？」というご相談だけでも大歓迎です
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