Slackの依頼が埋もれる問題を、スプレッドシートの台帳で解決する仕組み

採用や人事の仕事をしていると、Slackでこんな依頼が毎日届きます。

・「来週の会社説明会の参加者リストを共有してください」

・「内定者面談の日程候補を3つ出してもらえますか」

・「求人票の修正版、確認をお願いします」

1つずつは小さな依頼ですが、チャンネルが流れていくうちに埋もれてしまい、「あれ、あの依頼どうなったっけ？」となることがよくあります。

そこで、Slackで自分宛てに来た依頼を、自動でスプレッドシートの台帳に記録する仕組みを作りました。今回は、その仕組みをデモ環境でご紹介します。

■ 1. メンションが来ると、台帳に1行入る

Slackで「@自分　金曜までに内定者懇親会の出欠をまとめてください」と依頼が来ると、Botが「タスク台帳に登録しました（No.6／期限：11/13(金)）」とスレッドに返信します。

「金曜までに」のような書き方から、期限の日付も読み取ります。

■ 2. 台帳で、全部の依頼をひと目で見られる

台帳には、受付日時・依頼者・チャンネル・依頼内容・期限・ステータスが並びます（カバー画像の表がその台帳です）。

・期限が過ぎた行は赤になります

・Slackの元の投稿に✅を付けると、ステータスが「完了」になり、行がグレーになります

・「開く」のリンクから、元のSlackの投稿にすぐ戻れます

依頼を受けた側は、台帳を見るだけで「今やるべきこと」と「遅れているもの」が分かります。

■ 3. 使っているもの

・Googleスプレッドシート

・Google Apps Script（GAS）

・SlackのBot

新しく有料のツールを契約しなくても、普段使っているスプレッドシートとSlackだけで動きます。

■ 4. 会社で使う前に確認してほしいこと

SlackにBotをつなぐには、ワークスペースの管理者の許可が必要な場合があります。会社のSlackやアカウントで使う前に、社内のルールを確認してください。

（この記事の画面は、練習用に作ったデモ環境とダミーデータです）

■ 5. こんな作業にも応用できます

同じ考え方で、採用・人事のこんな作業も自動化できます。

・応募フォームや求人媒体のメールから、応募者管理表への転記

・面接日程の一覧化と、前日のリマインド

・選考ステータスの集計や、止まっている応募者の検知

「毎日やっているけれど、正直めんどうな作業」があれば、お気軽にご相談ください。作業の流れを「◯◯が来たら、△△に書いて、□□に連絡する」くらいの言葉で教えていただければ、お見積もりします。

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