スプレッドシートの転記をやめる、小さな自動化の始め方

「この数字、別の表にも写しておいて」。事務の仕事には、こうした転記がたくさんあります。写すだけの作業ですが、間違えられないので神経を使い、しかも毎日・毎週くり返しやってきます。

私が自分のEC物販を運営していたときも、受注や在庫の数字を表から表へ写す作業がありました。そこでGASやExcelマクロで転記を自動化したのが、今の仕事の出発点になっています。

転記は、自動化と相性がいい作業です

自動化に向いているのは、「同じ形のくり返し」です。転記はまさにそれで、写す項目が決まっていて、手順も毎回同じ。こういう作業は、人間がやるより仕組みに任せた方が、速さよりも「間違えにくさ」で効いてきます。

始め方は小さくていいです。まず、転記の作業を1つだけ選ぶ。たとえば「フォームの回答を集計表に写す」「日次の数字を月次の表に積む」といった、範囲がはっきりしたものです。その1つを自動化して、実際に使えるか確認してから、次に広げます。

最初の1件は、どう選ぶか

候補がたくさんある場合は、「頻度が高い」「写し間違いが起きやすい」の2つで選ぶのがおすすめです。月に1回の作業より、毎日・毎週の作業の方が、自動化の効き目が積み上がります。

もうひとつの目安は、その転記の前後が決まった形かどうかです。元の表の形が毎回同じなら、仕組みは作りやすい。逆に、元の形が毎回バラバラな作業は、まず「形をそろえる」ところから始める必要があります。それも立派な第一歩です。

仕組みにできない部分もあります

数字の転記は任せられても、「この数字はおかしい」という気づきは人間側の仕事です。急に桁が変わった、普段と違う動きをした。そういう異常に気づくための確認の時間は、自動化しても残しておくべきです。

また、「たまにしか起きない例外」を全部仕組みに入れようとすると、かえって複雑になります。例外は人間が見る、と割り切る方が、小さな自動化は長続きします。

合同会社Alnairでは、こうした転記まわりの小さな自動化を、まず試作1点から作る形でココナラに出品しています。「毎週同じ転記をしている」という作業があれば、それが最初の1件の候補になります。