議事録をタスクに変えると、打ち合わせの宿題漏れが減る

打ち合わせが終わった直後は、全員が「分かったつもり」になっています。宿題漏れが出てくるのは、だいたい数日後です。「あの件、誰がやることになっていましたっけ」。この確認に、意外と時間がかかります。

漏れるのは、決まったことではなく「宿題」の方です

議事録に残るのは、決まった内容が中心です。ところが実際に動くのは、「誰が・何を・いつまでに」という宿題の方です。

宿題は、発言の合間に口頭で決まることが多く、議事録の中に文章として埋もれます。担当が決まっていない宿題、いつまでかが決まっていない宿題は、その場では問題に見えなくても、後で必ず止まります。

もうひとつ、書き手の問題もあります。議事録をまとめる人が毎回同じとは限らず、書き方が変わると宿題の書き留め方も変わります。

仕組みにできる部分、できない部分

仕組みにできるのは、議事録から宿題だけを抜き出して、担当・内容・期限の3つがそろったタスクの形に並べ直すことです。3つがそろっていない宿題は「未定」として見える形にしておけば、次回の打ち合わせの頭で確認できます。漏れが減るというより、漏れが早く見つかるようになります。

できないのは、宿題の中身を決めることです。優先順位を付ける、期限を交渉する、お客様に約束する。そういう判断は、会議に出ていた人間にしかできません。仕組みは下書きを作るところまでで、確定は人がやります。

「未定」が見えるだけでも、会議は変わります

タスク化してもうひとつ効くのが、担当と期限が「未定」のまま残っている宿題を、そのまま未定として見せておくことです。決まっていないこと自体は悪くありません。悪いのは、決まっていないのに決まったように見えることです。

未定の一覧があれば、次の打ち合わせの冒頭で「前回の未定はこの3件です」と確認できます。5分で済むこの確認があるだけで、宿題が宙に浮いたまま期限を過ぎる、という事故はかなり減ります。

逆に、タスクの形になっていない議事録は、読み返すたびに全文を読むことになります。宿題だけが並んだリストがあれば、確認はそのリストを見るだけで済みます。

議事録は「記録」で終わらせず、「次に動くリスト」に変えて初めて仕事をします。その変換の部分は、毎回決まった形の作業なので、仕組みに任せる価値があるところです。