在庫と受注の記録を、1か所に集めるだけで変わること

EC物販を自分で運営して年商 約1億円規模までやってきた中で、事務まわりで一番効いたのは、派手な仕組みではありませんでした。受注と在庫の記録を「1か所に集める」という、ただそれだけのことです。

記録が散らばると、何が起きるか

受注は販売画面の中、在庫は別の表、出荷の記録はまた別の場所。こうなると、「今、在庫はいくつあるのか」という単純な質問に答えるだけで、いくつもの画面を開くことになります。

もっと困るのは、食い違いに気づけないことです。表の数字と実際の在庫がずれていても、照らし合わせる場所がなければ、ずれたまま進みます。欠品や二重の手配は、だいたいこういうところから起きます。

1か所に集めるとは、どういうことか

やることは地味です。受注が入ったら、その記録が決まった1つの表に積み上がる形にする。在庫の増減も同じ表で追えるようにする。私はGASやExcelマクロを使ってこの集約をやってきましたが、大事なのは道具より「見る場所を1つに決める」ことです。

見る場所が1つになれば、朝にその表を開くだけで、昨日の受注・残りの在庫・今日やることが並びます。確認のための移動が消えるだけで、一日の事務の流れはだいぶ変わります。

数え直しの回数も、静かに減っていきます

記録が1か所に集まっていると、「数字が合っているか不安だから数え直す」という作業も減ります。もちろん棚卸し自体は必要ですが、日常の確認まで毎回実物を数えに行かなくて済むようになるからです。

発注のタイミングも見えやすくなります。残りの在庫と最近の受注の流れが同じ表にあれば、「そろそろ手配するもの」が朝の確認の中で目に入ります。欠品に気づくのが注文が入ってから、という事態を避けやすくなるのです。

仕組みにできない部分

もちろん、在庫の数字が合っているかは、最後は実物を数える人間の仕事です。仕入れの判断、売れ行きの読みも、人間がやります。仕組みが担うのは、判断の材料になる記録を、探さなくていい形にそろえることです。

記録を集める場所を決める。それは小さなことですが、毎日の確認がそこに集まるので、効果は毎日積み上がっていきます。