今月の請求・入金・未入金を一目で見るダッシュボードの作り方

今月の請求・入金・未入金を一目で見るダッシュボードの作り方

今月いくら請求して、いくら入金されて、いくらまだ残っているか——この3つを聞かれて、すぐ答えられますか。請求書は1枚ずつ作っているのに、全体の数字となると「たぶんこれくらい」でしか答えられない、という方は少なくありません。原因は、数字が請求書のファイルや通帳、頭の中にバラバラにあるからです。

この記事では、請求・入金・未入金を1画面に集めたダッシュボードの作り方をまとめます。ポイントは、立派な会計ソフトを入れることではなく、「開いただけで今月が分かる1枚」を作ることです。

■ 数字が見えない原因は、集計の場所が決まっていないこと

請求書を作る作業と、全体の数字を把握する作業は別物です。請求書を1枚ずつ作っていても、月末に「今月はどうだったか」を知るには、もう一度すべての請求書を見返す必要があります。

・請求額は請求書のファイルを開かないと分からない

・入金済みかどうかは通帳と請求書を突き合わせないと分からない

・未入金の合計は、未入金の請求書を1枚ずつ足し算しないと分からない

・返答待ちの見積がいくらあるかは、見積書を探さないと分からない

こうして数字が「その場しのぎ」であちこちに置かれると、月末の確認作業が毎月の重荷になります。確認を先送りにすればするほど、未入金の見落としも増えます。

■ 対策1：集計は「一覧」から自動で出す

ダッシュボードの土台になるのは、請求と見積の「一覧」です。請求を出したら請求一覧に1行、見積を出したら見積一覧に1行、と記録する運用が先にあって、ダッシュボードはその一覧から数字を拾って表示するだけ、という関係です。

ダッシュボードに載せたいのは、次の5つです。

・今月の請求件数と請求額の合計

・今月の入金済額

・今月の未入金額

・支払期限順に並んだ未入金の請求（顧客名、金額、期限）

・送付済みで返答待ちの見積の件数と合計金額

これらは一覧の数字を合計するだけの集計で出せます。請求書を1枚ずつ開いて足し算するのではなく、一覧に入力された内容から自動で集計される形にしておくのがポイントです。

■ 対策2：未入金は「期限順」に並べる

未入金の確認で大事なのは、金額の合計だけではありません。「どの請求が、いつまでに、誰から入金されるべきか」が期限順に並んでいることです。

支払期限を過ぎた未入金の請求は、色をつけて目立たせます。期限が近いものも、同じ一覧で見えていれば、催促が必要な相手と、まだ待ってよい相手をすぐに判断できます。請求書を1枚ずつ見返して確認するやり方と比べると、見落としはぐっと減ります。

ただし、ダッシュボードの数字は入力が漏れるとずれます。「発行したら必ず一覧へ転記する」という運用だけは、ダッシュボードを作る前に決めておきましょう。

■ 対策3：月別推移は「直近6か月」だけ見る

今月の数字が分かると、次に気になるのは「先月と比べてどうか」です。月別の請求額と入金額を、直近6か月分だけ小さな表と棒グラフで並べます。

長く見る必要はありません。直近6か月あれば、「請求は増えているのに、入金が追いついていない」といった流れが見えてきます。数字が増えすぎて見づらくなったら、見る期間を絞るのが正解です。

■ まとめ：開いただけで今月が分かる1枚を

ダッシュボードに、特別なツールは要りません。

・請求と見積の一覧から、数字を自動で集計する

・未入金は期限順に並べ、期限切れを目立たせる

・月別推移は直近6か月だけ見る

この3点が揃えば、「今月はどうだったか」を聞かれたときに、請求書を1枚ずつ開き直す必要はなくなります。まずは今月の請求を一覧に書き出すところから始めてみてください。

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