私なら、まず作業を分解して見ます

業務を軽くしたい時、私はまず作業を分解して見ます。

一つの仕事に見えていても、中にはいくつもの小さな作業が入っています。

探す。

開く。

確認する。

比べる。

入力する。

保存する。

送る。

記録する。

判断する。

誰かに確認する。

こうして分けてみると、どこに時間がかかっているのかが見えやすくなります。

そして、すべてを同じように扱わなくてよいことも分かります。

人が判断した方がよい部分。

毎回同じように処理している部分。

探す時間が多い部分。

確認漏れが起きやすい部分。

そもそも必要か見直した方がよい部分。

ここを分けずに担当者だけ変えると、次の人も同じ負担を抱えることになります。

だから私は、

「誰がやるか」

を決める前に、

「何をしているか」

を見たいと思っています。

作業を分解してみると、意外と小さな改善点が見つかります。

保存場所をそろえるだけで楽になる。

名前の付け方を決めるだけで探しやすくなる。

確認項目をまとめるだけで漏れにくくなる。

毎回同じ処理を、少し仕組みに任せられる。

判断が必要なものだけ、人が見ればよくなる。

大きな変更をしなくても、作業の一部を整えるだけで負担が減ることがあります。

仕事を人に渡す前に、まず中身を見る。

どの部分が重いのか、どこを軽くできるのかを確認する。

そこから始めると、効率化は進めやすくなると思っています。