自動化する前に、まず仕事を減らす。私の「業務棚卸し」のやり方

業務改善やAI活用の話をすると、

「この仕事、自動化できますか？」

と考えがちです。

でも私は、その前に一度、

「そもそも、この仕事って必要？」

と考えるようにしています。

今ある仕事を、そのまま速くする。

今ある手順を、そのままAIにやらせる。

それもひとつの方法です。

でも、なくしていい仕事を高速化しても、やらなくていいことを効率よく続けているだけです。

だから私はまず、仕事を棚卸しします。

■ 最初は、大きな仕事から書き出す

いきなり細かい作業を全部書き出そうとすると、たぶん終わりません。

私も全部は書き出せません。

なので、まず大きな枠から見ます。

最初に見るのは年間カレンダーです。

そこから、

年に1回、数回ある仕事

毎月やる仕事

毎週やる仕事

毎日やる仕事

という順番で書き出していきます。

健康診断。

点検。

給与。

月次処理。

毎週の集計。

毎日の回覧。

そんな感じで、大きいものから順番に。

もちろん、それでも漏れます。

「そういえば、こんな仕事もあった」

というものは必ず後から出てきます。

なので、私は実際にその仕事が発生した時に、

「これもあったな」

と追加します。

そのついでにAIへ、

「この作業、もっと減らせるところある？」

と相談することもあります。

最初から完璧な業務一覧を作ろうとしなくていいと思っています。

仕事をしながら、少しずつ棚卸しを続ける。

それくらいで十分です。

■ 「これ、本当に残す必要ある？」を考える

仕事を書き出したら、次に見るのが、

なぜこの作業をしているのか。

です。

たとえば書類なら、

後から誰かが見るのか

法律や社内ルールで保管が必要なのか

誰が、何のために使うのか

を考えます。

誰も見ない。

法的な保管義務もない。

社内で使う予定もない。

なのに、なぜか昔から保管している。

そんなものがあったら、

「そもそも、なんで取ってるんだっけ？」

を調べます。

ちゃんと理由があるなら残す。

理由がなければ、やめる。

「昔からそうしているから」は、理由にはしません。

■ ダブルチェックも、本当に2人必要なのか考える

チェック作業も同じです。

今まで、

一人が処理する。

もう一人が確認する。

という仕事があったとします。

もちろん、重要な業務では複数人の確認が必要な場合もあります。

でも、

「ダブルチェックすること」

そのものが目的なら、

最初のチェックをAIにやってもらい、その後に人間が確認する。

これでも、

AI＋人間の二段階チェック

にはできます。

今まで人間が2人必要だった仕事を、必ずしもそのまま2人で続けなくていい。

大事なのは、

「何人でやるか」

ではなく、

「どこで間違いを止める必要があるのか」

だと思っています。

■ 自動化しやすい仕事は、「何度も同じことをしている仕事」

私が自動化しやすいと思うのは、

過去に何度も同じことをしている仕事

です。

同じ条件なら、同じ処理をする。

同じ資料から、同じ項目を拾う。

同じ形式で登録する。

こういうものは、自動化しやすい。

ただし、

何度も同じ仕事をしていても、

判断に必要な情報が頭の中にしかない場合は別です。

AIやシステムが判断するための情報が、どこにもデータとして残っていない。

そんな仕事は、そのままでは自動化しにくい。

つまり、

繰り返し作業であること＋判断材料がデータとして存在すること。

この2つがそろっていると、自動化しやすいと感じています。

■ 急がなくていい仕事は、まとめてやる

もうひとつ、かなり効果があったのが、

「発生するたびに処理する」をやめること。

たとえば有給休暇の届出。

1枚届くたびに仕事を止めて入力する必要はありません。

夕方にまとめて入力しても結果は同じです。

購入依頼書も同じ。

届くたびに処理するのではなく、

10時。

15時。

と時間を決めて、その時点でたまっているものをまとめて処理する。

さらに、

「17時以降に来たものは、翌日対応します」

と決めておく。

すると不思議なことに、

本当に急ぎの仕事以外は、だんだんそのルールに合わせて入ってくるようになります。

一日中、誰かから仕事を差し込まれ続ける状態より、

自分で仕事の時間をまとめた方が、ずっと楽です。

AIを使わなくてもできる業務改善です。

■ 人間がやった方がいい仕事もある

もちろん、何でも自動化すればいいとは思っていません。

私が人間に残したいと思うのは、

人と人をつなぐ仕事。

それから、

業務と業務の間を調整する仕事。

そして、

最後の確認と判断。

このあたりです。

たとえば小口現金なら、

スキャンされた書類をAIが拾って、処理用のデータを作るところまでは自動化できます。

でも、実際に金庫から現金を出して、封筒へ入れる。

これは現実世界の仕事なので、人間がやります。

作業着の管理も、

データ上の処理は自動化できても、

実際に在庫数を確認したり、現物を渡したりする部分は人間です。

デジタルの中で完結するところは仕組みに任せる。

現実世界に触れるところと、最後の責任は人間が持つ。

私はこのくらいの分け方が好きです。

■ 効率が悪く見えても、残している仕事もある

全部が全部、自動化できるわけではありません。

たとえば、うちの会社には毎日作る回覧があります。

これがなかなか自動化しにくい。

その日の出来事。

社内で伝えたいこと。

頭の中にある情報。

その時々によって内容が変わります。

AIが参照できる場所に、必要な情報が全部そろっているわけでもありません。

つまり、判断材料が人間の頭の中にあります。

こういう仕事を無理に自動化しようとすると、

かえって説明する手間の方が増えます。

なので今のところ、ここは人間がやっています。

自動化できない仕事が残っていてもいい。

全部なくすことが目的ではありません。

■ 他部署の仕事は、勝手に決めない

自分の仕事なら、

「これ、いらないな」

と自分で判断できるものもあります。

でも、他部署の仕事は別です。

営業課の仕組みを作るなら、

まず、

「何がしたい？」

を聞きます。

工場なら、

「最終的にどうなれば楽？」

「今はどうやっている？」

を聞きます。

そして、

「これって本当に必要ですか？」

「これは残した方がいいですか？」

と確認する。

一見無駄に見える仕事でも、その部署にしか分からない理由があることがあります。

だから、

業務を知らない人が、外から見て勝手に消さない。

これはかなり大事だと思っています。

■ 最初の棚卸しは、「定期的にやっている仕事」から

もし初めて業務棚卸しをするなら、

私は、

定期的に繰り返している仕事

から始めるのをおすすめします。

毎月やっている。

毎週やっている。

毎日やっている。

こういう仕事は流れが決まっているので、整理しやすいです。

たとえば以前、うちでは毎月、税理士さんへ資料を送っていました。

銀行通帳のコピー。

請求書のコピー。

必要書類を紙でまとめて、郵送する。

でも考えてみると、

税理士さんに情報が届けばいいのであって、紙で郵送する必要はありませんでした。

そこでDropboxで共有する形へ変更しました。

さらに今では、請求書自体もWebで受け取るものが増えています。

以前は、

Webで受け取る。

紙に印刷する。

紙で保管する。

そこから税理士さんへ渡す。

という流れでした。

でも、Webで受け取ったものをわざわざ紙に戻す必要はありません。

今はデータのまま保管。

必要なPDFをAIに整理してもらい、Dropbox経由で税理士さんへ渡しています。

「毎月必ずやっている仕事」

を一つ見直しただけでも、

印刷。

コピー。

紙の整理。

郵送。

いくつもの作業が消えました。

■ 自動化の前に、3回くらい「本当に？」と聞いてみる

私は、業務改善するとき、

すぐに、

「じゃあAIで自動化しよう」

とは考えません。

その前に、

これ、本当に必要？

本当にこの頻度で必要？

本当に人がやる必要ある？

と考えます。

必要なら残す。

急がなくていいならまとめる。

同じことを繰り返しているなら、自動化を考える。

誰も使わないなら、やめる。

人が判断するべきところだけ、人に残す。

そうやって仕事を削ってから、

残ったものにITやAIを使う。

その方が、仕組みも小さくなります。

費用も手間も減ります。

そして何より、

やらなくていい仕事を、上手にやり続けなくて済みます。

業務改善の最初の一歩は、

新しいシステムを探すことではなく、

自分たちが普段やっている仕事を、一度並べて眺めてみること。

そこから、

「これ、なんでやってるんだっけ？」

を一つずつ聞いてみる。

私は、そこから始めています。

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