中小企業に電子契約を導入をしてみたらすごくよかった話

こんにちは、海野ひろしです。

今日は、中小企業も使える「電子契約」

についてのお話です。

私は従業員数5０名ぐらいの中小企業で

システム担当（いわゆる情シス）を

やっています

（担当はこれだけじゃないですが…（笑））

小さい会社なので、限られた人数で

いろんな事務処理をこなさなきゃいけない。

私の会社だと５名程度で、

経理や契約書類やいろんな申し込みとか、

社員や備品の管理とか、データ整理とか、

ほんとうにやることが多岐にわたるし、

量もめちゃくちゃ多いんです。

そんな中で、私は業務効率化を目的とした

システム改善を行っているんです。

今回はその中で、これはすごく現場から評判が

よかったというものを１つ紹介します。

それが、「電子契約」なんです。

電子契約って、契約って名前になってますけど

契約だけではなくて、単なる注文や申し込み

なんかにも使えます。

いろんな会社で注文書を発行したり、

受けたりしますよね。

たとえば、私の会社では、いままで、

・紙で注文書と請書を同時に印刷して、

・印鑑押して、収入印紙を貼って、

・注文書を下請けさんに郵送して、

・下請けさんが請書に必要事項記入して、

・印鑑押して、収入印紙を貼って、

・郵送で私の会社に送り返す

っていう作業をしていたんですね。

これが、電子契約にすることによって、

・PDFファイルを作って発行し、

・電子メールで署名すると、相手に自動で

　メール送付される。

・相手方は、メールを開いて、スマホで署名。

・そうすると勝手にメールで返信が来る。

これで完了。

収入印紙を貼る必要が無いから経費削減。

郵送じゃなく電子メールなので、工期短縮。

開封通知もあるので、

相手にちゃんと届いたかな？って心配もない。

ほんといいことずくめ。

しかもこのシステム、めちゃくちゃ安い。

このシステム、

全国の中小企業さんに使ってほしいな～

まあ、私はこのシステムの宣伝みたいに

なっちゃうので、具体的なシステム名は、

このブログではお伝えしませんが、、、

個別にご連絡いただいた方には

こっそりお伝えします。

これからも、中小企業の業務効率化とか

デジタル化にまつわる私の経験談やノウハウを

共有していきたいと思います。

今後ともよろしくお願いします。