予定の登録と空き枠のブロックはチャットに一文送るだけで済ませる仕組み

予定が入るたびにカレンダーを2つ触っていませんか。

日程調整用のツールに繋いでいる人は特に関係がある話。

本来の予定の時間と前後の時間をブロックして

「ここは予定が空いていない」と表示させるためです。

予定が消えたら前後のブロックした予定も消す。

片方だけ残ってしまうと、せっかくの空き時間に予約が入れません。

でも正直、何か予定が入る度に、

2つ分の登録したり削除したりするの面倒ですよね･･･。

これがチャットに一文送るだけで、予定の登録から空き枠のブロックと削除までまとめて済む仕組みがあればどうでしょう？

やりたかったのは、予定を意味の違う2か所に入れること

Googleカレンダーとチャットツールをつないで、次の運用にしました。

・本来の予定は、「仕事」「子供」など目的別のカレンダーへ登録

・日程調整システムとつないだ基本カレンダーには、平日9:00〜17:00に収まる範囲だけブロックを作成

・本来の予定には、1日前と15分前に通知

・ブロックには通知なし

・土日や17:00以降は、本来の予定だけ登録

予定を1件作るだけなら簡単です。

でも実際は、2つのカレンダーに意味の違う予定を作る必要がありました。

チャットに一文送ると、確認してから登録される

登録の指示は、次の形に決めました。

8月28日、13時から14時、仕事のミーティングを登録したい、前後1時間空けて

チャットの受付役がこの文章を読み取り、登録する内容を表示します。

確認メッセージには、最初から✅と❌が付いています。

✅を押せば登録、❌を押せば取消です。

文字で「登録」と打ち直す方法も残していますが

スタンプのほうが一手少なく済みます。

削除も、2つをセットで消せる

削除も同じ形です。

8月28日、14時から15時、仕事のミーティングを削除したい

登録のときに付けた管理用の目印を使って

本来の予定とブロックをセットで探します。

固定のブロックや、別の方法で作った予定は対象にしません。

予定を消す操作なので、確認を1回挟むようにしています。

AIに考えさせない部分があるから、安定していて軽い

カレンダーの操作は、GAS（Googleのサービスを動かすための仕組み）が担当しています。

決まった形の登録と削除では、AIを呼び出していません。

考える必要があるところだけAIに任せて

決まった操作は決まった仕組みに任せる。

この分け方で動きが安定して、

AIの利用量（トークン）もほとんど使わなくなりました。

毎回同じ形の操作は、ほかにもある

決まった形で登録する・消す・転記する操作は

カレンダーに限らず仕組みに任せられます。

日々の業務の中で形が決まっているのに手で繰り返している操作はどれでしょう。

それ、AIじゃなくてGASやその他の仕組みでできるかもしれません。

手で繰り返している作業を、1つ仕組みに移したい方へ

Googleのスプレッドシート・フォーム・Gmail・カレンダーと生成AIを組み合わせて、手作業を1つ仕組みに移すサービスを出品しています。

実際に使う人は、プログラミングの知識は全くもって要りません。

あなたは確認するだけの流れに変わります。

参考に見ていってくださいね👇

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