AI議事録を作っても仕事が減らない｜決定事項をタスクに変える自動化

議事録を作る時間がほとんどなくなっても、会議後の仕事は減っていない。

これ、結構あるんじゃないでしょうか。

ChatGPTで議事録を作ったあと、その内容をまた人がタスク管理表に入力しているなら、まだ自動化できる余地があります。

こんにちは。普段はシステムエンジニアとして、Excel、GAS、Python、Webアプリなどを使った業務改善を行っています。

最近はChatGPTで議事録を整理することも、以前ほど珍しくなくなりました。

録音から文字起こしを作る。

長い文章を要約する。

決定事項を箇条書きにする。

便利ですよね。

ただ、そこで完成した議事録を見ながら、担当者と期限を別の管理表へ転記する。

そして、後日また進捗を確認する。

この作業が残っているなら、もう少し仕組みにできると思っています。

今回は、ChatGPTとGASを組み合わせて、議事録からタスク登録、期限通知までをどうつなげるかという話です。

 議事録が完成しても残る、もうひとつの仕事

会議のあとにやる仕事を考えてみます。

議事録を作る。

決定事項を確認する。

担当者を決める。

期限を管理表に登録する。

次回の会議までに、進捗を確認する。

こうして並べると、議事録の作成は最初の工程なんですよね。

ChatGPTで議事録がきれいにまとまっても、ほかの工程は残ります。

たとえば、会議で次のような話があったとします。

「次回までに新しい入力画面の案を確認しておきましょう」

議事録には、この発言がちゃんと残っています。

でも、誰が確認するのか。

いつまでに確認するのか。

確認が終わったら、どこへ報告するのか。

ここが曖昧なままだと、翌週の会議で同じ話が出てくることがあります。

そして、誰かが言います。

「これ、どうなってましたっけ？」

はい。先週も聞いた気がします。

こういう状況を減らすために、議事録とタスク管理を別々のものとして考えない方がいいと思っています。

 会議終了後にもう一度始まる、転記と確認

まず、今の業務を想像してみてください。

会議が終わったら、議事録をGoogleドキュメントやWordへ保存する。

決定事項を確認して、スプレッドシートのタスク一覧へ入力する。

担当者を記入する。

期限を設定する。

必要なら担当者にメールやチャットで連絡する。

これを毎回やっていると、文章を整理する作業より、情報を移す作業の方が面倒になる場合があります。

特に、複数の会議に参加している人は大変です。

会議ごとに議事録の形式が違ったり、タスク管理表が別々だったりすると、後から探すのも手間になります。

もちろん、会議をなくせば済む話もあると思います。

（それを言い出すと、今回の記事が終わってしまいますが）

実際には会議が必要な場面もありますし、決定事項を残す必要もあります。

だったら、会議後の作業を少しでも減らしたい。

自分ならまず、次の2つを分けます。

ひとつは、会議で何が話されたのかを残すこと。

もうひとつは、その中から実行すべき仕事を管理すること。

この2つをつなげる仕組みを作れば、議事録を読むためだけに何度も開く必要は減らせるはずです。

業務改善を続けて感じた、帳票完成と業務完了の違い

自分はこれまで、Excelの帳票作成やデータ集計、予定管理、入力画面、管理者画面などを扱うシステムを開発してきました。

その中で強く感じるのが、「画面に表示された」「帳票ができた」だけでは、業務として完成したとは言えないということです。

たとえば、データを登録できる機能があっても、あとから誰が確認するのかが決まっていなければ、そこで処理が止まります。

通知があっても、通知を見たあとに何をすればよいのか分からなければ、結局誰かに聞くことになります。

予定やタスクを扱う画面でも、操作する人の権限や処理状態をきちんと整理しておかないと、後から使い勝手の問題が出てくるんですよね。

実際、自分も開発の中で、画面の動きや処理条件を何度も見直してきました。

最初は必要な機能がそろっているつもりでも、実際の操作を追うと、「ここで何を押せばいいんだ？」となることがあるんです。

作っている本人が迷う。

終わってますね。

ただ、こういう部分を見つけて直すのも、システム開発の仕事だと思っています。

議事録の自動化でも、同じことが言えます。

きれいな文章を作るだけでは、まだ途中です。

その情報を誰が確認して、どこへ登録して、いつ完了とするのか。

そこまで考えた方が、実際の仕事に使える仕組みになります。

ChatGPTの抽出とGASの登録を分ける仕組み

仕組みとしては、それほど難しく考える必要はありません。

まず、会議の文字起こしや議事録を用意します。

その文章からChatGPT APIを使って、タスクに関係する情報を取り出します。

取り出した情報を確認画面でチェックし、問題がなければGASでスプレッドシートなどへ登録します。

大まかな役割は次のようになります。

【ChatGPT API】

- 議事録から決定事項を取り出す

- 実際に作業が必要な内容を抽出する

- 担当者や期限の記載を探す

- 未決定事項や保留事項を区別する

- 管理表に登録しやすい形式へ整理する

【GAS】

- 議事録データを受け取る

- AIが抽出した項目を確認画面へ表示する

- 確定した内容を管理表へ登録する

- タスクの状態を管理する

- 期限が近いタスクを通知する

- 処理履歴やエラーを記録する

ここで気を付けたいのが、ChatGPTにすべてを判断させないことです。

たとえば、会議中に「来週くらいまでに」と発言していたとします。

この情報だけでは、正式な期限が決まっていない可能性があります。

それなのにChatGPTが勝手に日付を確定してしまうと、意図しない期限で登録されます。

こういう場合は、期限候補として表示して、人に確認してもらう。

そもそも期限が分からないなら「未定」で残す。

その方が安全です。

担当者も同じですね。

「この件、お願いします」と書かれていても、誰に言ったのか分からない場合があります。

会議に参加した人の名前を適当に選んで登録するのは、さすがに困ります。

AIの役割は、書かれている情報を整理すること。

正式に決める必要がある部分は、人が確認すること。

自分なら、こう分けて設計します。

## 担当と期限を勝手に埋めない、未定の扱い

具体例をひとつ考えてみます。

次のような議事録があったとします。

「新しい入力画面について、次回会議までにデザイン案を確認する。操作説明書は画面の仕様が確定してから着手する。テスト環境の準備は山田さんが担当し、金曜日までに完了する予定」

この文章から、作業を取り出します。

まず、入力画面のデザイン確認。

期限は「次回会議まで」。

ただし、次回会議の日付が分からないなら、具体的な日付は未定とします。

担当者についても、文章に名前が書かれていなければ未定です。

次に、操作説明書の作成。

これは画面仕様の確定後に着手する作業です。

すぐに実行するタスクとして登録するのか、保留事項として管理するのかを分ける必要があります。

最後に、テスト環境の準備。

担当者は山田さん。

期限は金曜日。

ただし、その金曜日が何月何日なのか、会議日から確定できない場合は確認が必要です。

このように、1つの文章の中に複数の作業が含まれていることがあります。

人が読むとある程度判断できますが、プログラムでは明確なルールが必要です。

自分なら、抽出する項目を最初から決めておきます。

- 作業内容

- 担当者

- 期限

- 作業の状態

- 元になった議事録

- 確認が必要な内容

この6項目です。

確認画面には、AIが取り出した情報と元の文章を一緒に表示します。

確認する人が「どこに書いてあった内容なのか」を追えるようにするためです。

ここを省略すると、AIの結果が正しいかどうかを確認するために、結局議事録を最初から読み直すことになります。

せっかく自動化したのに、確認作業が増えたら意味がありません。

AIの結果を確認しやすくすることも、立派な業務改善です。

タスク登録から期限通知までの一連の処理

抽出した内容に問題がなければ、タスクとして登録します。

小規模な運用なら、Googleスプレッドシートでも管理できます。

たとえば、次のような項目です。

- タスクID

- 登録日

- 作業内容

- 担当者

- 期限

- 状態

- 元の議事録

- 完了日

タスクを登録するときは、単純に最終行へ追加するだけではなく、二重登録を防ぐ必要があります。

同じ議事録をもう一度処理したら、同じタスクが2件登録された。

これ、普通に困りますよね。

議事録の識別情報やタスクごとのIDを管理して、既存の情報と照合する仕組みが必要です。

また、登録したタスクの状態も管理します。

「未着手」「進行中」「完了」「保留」などですね。

ただし、この分類も会社の運用に合わせた方がいいです。

すでに利用している管理表があるなら、その項目をそのまま使った方が混乱しません。

通知についても同じです。

期限前になったらメールを送る。

期限を過ぎたら担当者に知らせる。

完了したタスクは通知対象から外す。

こういった処理は、GASの定期実行で対応できます。

ただし、期限が空欄のタスクまで一律で通知しても意味がありません。

担当者が未設定なら誰に通知するのか。

休日の場合はどう扱うのか。

完了直後に定期処理が動いたらどうなるのか。

このあたりは運用ルールとして決めておきたい部分です。

「通知機能がある」だけでは足りません。

必要な人に、必要なタイミングで、必要な情報が届くこと。

そこまでできて、初めて便利な仕組みになります。

AIを入れる前に決めておきたい、3つの境界

実際に開発するなら、もう少し確認したいことがあります。

ひとつ目は、議事録の情報を外部APIに送ってよいかどうかです。

会議には社外秘の情報が含まれる場合があります。

そのため、ChatGPT APIを使う前に、利用するサービスの条件や会社の情報管理ルールを確認する必要があります。

ふたつ目は、誰がタスクの内容を確定するのか。

AIが候補を作るところまでなのか。

担当者が確認してから登録するのか。

上司の承認まで必要なのか。

この違いで、開発する機能が変わってきます。

3つ目は、今使っているタスク管理ツールとの関係です。

すでにTrelloや別の管理ツールを使っているなら、API連携を検討できる場合もあります。

逆に、小規模な運用ならスプレッドシートで十分かもしれません。

ここは本当にケースバイケースです。

なんでもWebシステムにすれば便利になるわけではありません。

むしろ、必要以上に作り込むと、使う側も管理する側も大変になります。

自分もシステム開発をしているので、機能を増やしたくなる気持ちは分かります。

でも、使われない機能を作っても、ただの飾りなんですよね。

ちょっと悲しいですけど。

まずは、議事録からタスクを抽出し、確認して登録するところまで。

そこが安定してから通知や進捗管理を追加してもいいと思います。

議事録1本から試せる、業務連携の開発相談

今回紹介したのは、ChatGPTとGASを組み合わせた議事録の活用例です。

ただ、議事録の形式や会社の運用によって、必要な仕組みはかなり変わります。

すでにChatGPTで議事録を作っているなら、そこから先の転記作業だけを自動化する方法もあります。

逆に、まだ議事録の形式が統一されていないなら、先に入力形式をそろえた方がいい場合もあります。

自分はココナラで、Excel、GAS、Python、Webアプリ、API連携などの開発を行っています。

現在の運用を確認しながら、どこまで自動化するのが現実的かを整理してご提案できます。

ご相談いただく際は、次の内容が分かると進めやすいです。

- 現在の議事録の形式

- ChatGPTなどで要約しているか

- タスクをどこに登録しているか

- 担当者や期限を誰が決めているか

- 通知や進捗管理が必要か

- 最終的に減らしたい作業は何か

議事録は、個人名や社外秘の情報を伏せたサンプルで構いません。

まずは1種類の議事録から試す形でも対応を検討できます。

▼ ChatGPT・GASを使った業務自動化のご相談はこちら

議事録をきれいに作ることも大切です。

でも、本当に減らしたいのは、会議が終わったあとに残る面倒な作業の方じゃないでしょうか。

文章を作って終わりではなく、次の仕事につなげる。

そんな仕組みを考えていきたいですね。