Power Automateで集計フローを組んで、3日後に止まっていた話

Power Automateで毎日のレポート集計を自動化して「終わった」と思ったのに、数日後に見たら止まっていた、という経験がある人は少なくないはずだ。原因は想定外のデータが来たとか、元ファイルのフォーマットが変わっていたとか、最初から対処できていれば防げることがほとんどだ。

社内でPower Automateを使った自動化プロジェクトに関わってきて、最初につまずく原因で一番多かったのが「元データの品質問題」だった。人が手入力していたエクセルには、セルの結合・日付フォーマットの不統一・表記ゆれが積み重なっていることが多い。フローがその「想定外のデータ」に遭遇した瞬間にエラーで止まる。自動化の前に、まず入力ルールを整えるという地味な下準備を軽視すると、後から何度もフローを直すはめになる。

次に多かったのが、フローの実行タイミングと元データの確定タイミングのズレだ。毎朝8時にフローを走らせているのに、元データが更新されるのは8時半というケースは実際にあった。当然、古いデータのまま集計されてしまう。関係部署に「このデータ、いつ確定しますか」と聞くだけで防げる問題なのだが、設計に入ると忘れがちになる。

自動化が動き始めてから見落としやすいのが、業務ルールの変更への追従だ。決算期の切り替えや部署再編で集計単位が変わることは珍しくない。フロー側の条件分岐を更新し忘れると、古いルールのまま集計が続いてしまう。半年ごとに稼働中のフローを棚卸しして、内容が今の業務ルールと合っているかを確認する習慣は、地味だが効果が大きい。

こうした落とし穴を設計前・フロー設計時・運用開始後の3フェーズで整理したチェックリストを別でまとめています。エラーハンドリングの設計やライセンスコストの試算、よくある失敗パターン3つの対処法も含めています。Power Automateでレポート集計を組む前に一度確認しておくと、後からの手戻りをかなり減らせると思います。https://coconala.com/contents_market/articles/cmvu6esv8024d6w0ije08chzu

もう一つ、自動化が完成してから出てくる問題として「フローのブラックボックス化」がある。ノーコードで組めるがゆえに、担当者が異動した後に誰もメンテナンスできなくなる、という状況を複数の現場で見てきた。各アクションに設計意図のコメントを残しておくだけで、後から直せる人が増える。手間をかけるポイントを間違えないことが、長く使い続けるフローを作るコツだと感じている。