自動化を頼む前に、これだけ決めておくと見積もりが正確になります

自動化ツールを作っています。Kaiです。

「自動化していくらですか」と聞かれて、

一番困るのが「その作業の中身が分からないので答えられません」という状態です。

かといって、依頼する側が最初から全部整理できているほうが珍しいと思います。

私自身、自分の事業で外注するときは丸投げに近い形で相談していました。

なので、これが分かっていれば見積もりが正確になるという5つを書きます。

全部揃っていなくて大丈夫です。分かる範囲で構いません。

1. 入力：その作業は、何から始まりますか

・どこかからダウンロードするファイルがある

・メールで届く

・誰かが手で入力する

・サイトの管理画面を開いて見る

ここが「毎回同じ場所から、同じ形で来る」なら自動化はかなり楽になります。

逆に「人によって送ってくる形式が違う」場合は、そこを揃える話が先になります。

2. 出力：終わったとき、何が出来ていれば正解ですか

・ファイルが1つ出来ている

・表に行が追加されている

・メールが送られている

・誰かに通知が飛んでいる

「正解の状態」が言葉で書けるかどうかが、実は一番大きい分かれ目です。

ここが曖昧なまま作ると、出来上がってから「思っていたのと違う」になります。

3. 頻度：1回あたり何分、週に何回ですか

これが分かると、作る価値があるかを先にお伝えできます。

たとえば「1回20分、週5回」なら月に約7時間。

これなら作る意味があります。

「1回2時間、月に1回」なら年24時間ですが、

手順が複雑なぶん作るコストが大きいので、正直おすすめしないこともあります。

割に合わないと判断したら、その旨をはっきりお伝えします。

4. 判断：途中で「考える」場面はありますか

ここが自動化の成否を分けます。

判断が無い作業

・決まった列を決まった順に並べ替える

・条件に合う行だけ抜き出す

・形式を変換する

判断がある作業

・「この問い合わせは急ぎか」を見て振り分ける

・「この数字はおかしい」と気づいて確認する

判断がある部分は、人が残したほうが結果的に速いことが多いです。

機械にやらせると、確認の手間が増えて元より時間がかかります。

「ここは自分でやる」と決めておくだけで、見積もりも品質も安定します。

5. 今それを誰がやっていますか

・自分だけがやっている

・スタッフが複数人でやっている

・人によってやり方が違う

複数人でやっている場合、まず「やり方が同じか」を確認する必要があります。

違っていると、どちらの手順を機械にさせるかを決めるところからになります。

これは自動化の前段階として、業務そのものの整理になります。

そこも含めてご相談いただいて構いません。

揃っていなくても大丈夫です

ここまで書きましたが、実際のご相談では

「毎朝これをやってるんですけど、なんとかなりませんか」から始まることがほとんどです。

その場合は、その作業をしている画面のスクリーンショットを1枚いただければ、

そこから上の5つを一緒に埋めていきます。

文章で説明していただくより、画面1枚のほうが正確に伝わります。

おわりに

見積もりが正確になるということは、

作ってから「思っていたのと違う」が起きにくくなるということです。

お互いにとってそのほうが良いので、最初のやり取りは丁寧にやらせてください。

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