丁寧に書いているのに、なぜか硬い文章になる？ 文体は「読み手」と「場面」に合わせて調整しよう

文章を書くとき、

「失礼がないように、できるだけ丁寧に書こう」

と意識することは大切です。

ただ、丁寧にしようとするほど、文章が硬くなりすぎてしまうことがあります。

特にWebサイトの紹介文やサービス案内では、かしこまった表現が続くと、内容まで難しく感じられてしまうことがあります。

大切なのは、「丁寧に書くこと」と「硬く書くこと」は同じではないということです。

こんな文章になっていない？

たとえば、社内イベントへの参加を呼びかける文章を考えてみましょう。

●改善前

> 当日は多くの皆様にご参加いただき、交流を深める機会としていただければと考えております。参加をご希望の方は、あらかじめ担当者までお申し込みくださいますよう、お願い申し上げます。

丁寧な文章ではありますが、社内の案内として読むと、少し堅い印象を受けるかもしれません。

どこを改善する？

ここで考えたいのが、

「もっと丁寧にするにはどうするか」ではなく、「この読み手にとって、どの程度の丁寧さが自然か」

という視点です。

正式な文書と、Webサイト上の案内や日常的な情報提供では、適した文章の雰囲気は異なります。

読み手との距離が比較的近い場面なら、礼儀を保ちながら、もう少し自然な表現にすることができます。

●改善後

> 今回のイベントでは、部署を越えて気軽に交流できます。参加したい方は、〇月〇日までに担当者へお申し込みください。

伝えている内容は大きく変わっていません。

一方で、読み手にとって文章の意図が把握しやすく、行動にも移しやすい表現になっています。

なぜこの修正で読みやすくなる？

ポイントは、敬語をなくすことではありません。

必要な丁寧さを残しながら、Webサイト上の案内としては過剰になっていた表現を整理しています。

文章の硬さを調整するときは、

・誰に向けた文章なのか

・どのような媒体か

・読み手に何をしてほしいのか

・読み手との距離感はどの程度なのか

を考えることが重要です。

たとえば、社外向けの正式な文書なら、一定の丁寧さが必要です。

一方、Webサイトの案内やサービス紹介などでは、必要以上にかしこまった表現を重ねると、かえって読みにくくなることがあります。

つまり、

「丁寧な文章にする」ことと「できるだけ堅い表現を使う」ことは別です。

まとめ

文章が硬くなりやすい人は、表現をさらに丁寧にする前に、

「この文章を読む人は誰か？」

「どのような場面で読むのか？」

を考えてみましょう。

文章の目的や読み手に合わせて、適切な丁寧さのレベルを選ぶことが大切です。

文章を整えるときは、誤字や文法だけを見るのではなく、読み手と使用場面に合った文体になっているかまで確認してみてください。

文章の内容だけでなく、文体や表現の硬さまで含めて整えたい場合は、文章添削で客観的に確認してみるのも一つの方法です。