業務アプリが開かない時に自分で確かめる順番

朝いちばんにいつものアドレスを開いたら、画面が真っ白のまま止まっている。昨日の夕方までは普通に使っていた。誰も設定を触っていないし、更新の連絡も来ていない。

この状態がいちばん困る。壊れているなら直してもらえばいい。回線が一時的に不安定なだけなら、少し待てばいい。どちらか分からないまま午前が終わるのが、いちばん高くつく。

業務アプリが開かないとき、原因がアプリ本体にあることは案外少ない。パソコンを入れ替えた。社内の通信設定が変わった。有効期限が切れて支払いが止まっていた。中身は一行も変わっていないのに開かなくなる理由は、外側にいくらでもある。今回は、頼む前に自分で確かめる順番を書く。一手目を飛ばすと探す範囲が何倍にも広がる。

一手目は「自分だけか、全員か」

何よりも先にこれを決める。開けないのが自分だけなら、原因は手元にある。端末、回線、ブラウザ、自分のID。全員が開けないなら、原因は共通の場所にある。サーバー、ドメイン、証明書、支払い。この一手だけで、探す場所が半分に減る。

確かめ方は、隣の人に「いま開けますか」と聞くだけだ。ただし同じ事務所の同じ回線にいる人だけに聞くと、切り分けが甘くなる。外出中の人か、携帯の回線で使っている人にも聞くこと。社内の回線が原因なのか、アプリの置き場所が原因なのかが、ここで一度に分かれる。

二手目は「いつから」と「直前に何が変わったか」

変わっていないものは、たいてい壊れない。昨日まで動いていたのなら、その間に何かが変わっている。変えたのが自分ではないだけだ。

よく効くのは五つ。パソコンやスマートフォンの入れ替え。OSやブラウザの自動更新。社内の通信設定の変更（新しい機器、フィルタリング、VPNの導入）。ドメインや証明書の期限。そして支払いの失敗である。

支払いは日付で当たりがつく。カードの有効期限は月末で切れるので、月が変わった日から急に止まったなら、まずここを見る。担当者が退職して名義が宙に浮いていた、請求のお知らせが個人の受信箱に届いていた。止まり方は静かで、警告も出ないまま、ある朝から開かなくなる。

「いつから」は分単位でなくていい。最後に使えたのはいつか、最初に開けなかったのはいつか。この二つで範囲を挟む。昨日の十七時は使えて、今朝の九時は開けない。それだけで、探す時間帯が一晩に絞れる。

「動かない」を三つに分ける

開かない、と一言で言われるものは、実際には三つある。画面が出ない。保存できない。数字が違う。確かめる場所がそれぞれ違うので、分けずに伝えると相手は全部を疑うことになる。

画面が出ない場合は、まず文字を読む。「接続できません」なのか、「安全ではありません」なのか、404や500といった数字が出ているのか。数字が出ているなら、置き場所までは届いている。真っ白で何も出ないなら、届いていないか、届いた後に画面を組み立てる途中で止まっている。

保存できない場合は、届いてはいる。一覧は見えるのに、登録ボタンを押すと戻ってくる。多いのは、開きっぱなしのタブでログインの期限が切れているときだ。ほかに権限、入力の形式、添付ファイルの容量。ログインし直して同じ操作をすれば直ることも多い。

数字が違う場合は、止まっていない。合計や件数だけが合わない。気づかれないまま業務が進むぶん、後で高くつく。先に見るのは誰の画面で違うのかだ。二人で同じ画面を開いて数字が違うなら、絞り込みが残っているか、見える範囲が権限で違う。全員が同じ数字なら、集計そのものを見にいく。

自分でできるのは「別を試す」こと

手元でできることは四つある。共通しているのは、どれも設定を書き換えないことだ。別の回線、別の端末、別のブラウザ、そして時計。変えるのではなく、別を試す。

回線は、会社の無線を切って携帯の通信で開く。これで開けば原因は社内の回線側にある。端末は、隣のパソコンか自分のスマートフォン。ブラウザは、普段と違うものかシークレットウィンドウで開く。拡張機能と古い保存データを外した状態になるので、その二つを一度に除ける。

見落とされやすいのが端末の時計だ。時刻が大きくずれていると通信の安全確認が通らず、「安全ではありません」という警告で止まる。電池が切れた後や、長く電源を入れていなかった端末で起きる。日付が自動設定になっているかを見ておく。

やらないほうがいいことも三つ。保存データを一括で消すこと（ログイン情報も入力途中のものも消える）。設定を手当たり次第に書き換えること。反応がないからと同じ登録ボタンを何度も押すこと。通信が遅いだけのときは、押した回数だけ二重に登録される。

原因を探している間は、読むだけの操作にとどめる。触ってしまうと、直った後に「何が原因だったのか」も「どこまでのデータが正しいのか」も分からなくなる。誰がいつ何を変えたかが残っていないものは、後から確かめようがない。

頼むときに添える三つ

自分で場所を絞れなかったら、そこで手を止めて頼む。頼むときに三つ添えるだけで、返ってくる速さが変わる。起きた時刻、画面の写真、直前にした操作である。

「朝から動きません」——この一行だけでは、相手は一手目のやり直しから始めることになる。

時刻は、最後に使えた時刻と、開けなくなった時刻。写真は画面をそのまま撮る。エラーの文字を打ち直すと、たいてい肝心の番号が抜ける。アドレスの欄まで入れて撮れば、どの画面かも伝わる。操作は「何もしていない」ではなく「一覧を開いて、先月で検索した」まで書く。

これに一手目の結果と、使っている端末とブラウザを足す。合わせて五行だ。この五行があると、相手は一手目と二手目を飛ばして中を見にいける。復旧が早いのは相手が優秀だからではなく、最初から探す範囲が狭いからである。

止まっている間の受け方を決めておく

復旧の話と同じくらい大事なのが、止まっている間に業務をどう回すかだ。ここが決まっていれば、アプリが開かなくても業務そのものは止まらない。

紙で受けて、後から入れ直せる業務は多い。決めておくのは三つ。誰の判断で紙に切り替えるか。紙の様式をどうするか。復旧した後、誰がいつ入れ直すか。様式はアプリの入力欄と同じ並びにしておく。並びが違うと、入れ直すときに項目が飛ぶ。

入れ直しでいちばん起きるのが二重登録だ。紙のほうに「入力済」の欄を作り、入れたら印を付ける。それだけで防げる。受付番号を紙の側で通し番号にしておけば、後から抜けも見つかる。

これは作る側でも用意できる。入力欄と同じ並びの紙をPDFで出せるようにするのは、作るときにやっておける作業だ。止まらない仕組みより、止まっても回る手順のほうが、安く早く用意できる。復旧に三時間かかっても、受付が止まっていなければ困る人は減る。

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当方は元金融系のシステムエンジニアで、紙やExcelで回している業務を買い切りのWebアプリにする仕事をココナラで受けている。作るときは、止まった時の受け方（紙の様式と入れ直しの手順）まで含めて相談に乗っている。いま何に時間がかかっているかが分かればお見積りできるので、ココナラのメッセージからご相談ください。