ChatGPTを仕事で使い始めるときに、最初に決めておきたい3つのこと

「ChatGPTを業務に使ってみたいけれど、何から始めればいいか分からない」「試してみたものの、思ったような答えが返ってこない」――最近、こうしたご相談が増えています。

生成AIは便利な道具ですが、使い方を決めずに始めると「結局、手で直したほうが早かった」となりがちです。IT業界に20年以上携わり、今は業務の中で生成AIを日常的に使っている立場から、最初に決めておくとうまくいく3つのことをまとめました。

■ 1. 「何に使うか」を1つに絞る

最初から「何でもAIで」と考えると、どこで効果が出ているのか分からなくなります。まずは次のような、毎週くり返している作業を1つ選ぶのがおすすめです。

・定型メールや問い合わせへの返信文の下書き

・会議メモから議事録・要点をまとめる

・Excelの関数やマクロの作り方を調べる

・長い資料の要約や、言い回しの整え

「毎回ゼロから書いている」「調べるのに時間がかかっている」作業ほど、効果が分かりやすく出ます。

■ 2. 「入れてはいけない情報」を決める

業務で使う前に、AIに入力しない情報のルールを決めておきましょう。

・顧客の氏名・連絡先などの個人情報

・社外秘の数字や契約内容

・パスワードや社内システムのURL

具体的な名前や数字は「A社」「100万円」のように置き換えて入力するだけでも、多くの作業はそのまま使えます。利用するサービスの設定（入力内容を学習に使わない設定など）も、あわせて確認しておくと安心です。

■ 3. 「頼み方の型」と「確認のしかた」を決める

返ってくる答えの質は、頼み方でかなり変わります。次の4点を入れると安定します。

・役割（例：あなたは経理担当者です）

・目的（例：取引先への支払い遅延のお詫びメールを書きたい）

・条件（例：300字以内、丁寧だが簡潔に）

・出力の形（例：件名と本文に分けて）

うまくいった頼み方は「プロンプト集」としてチームで共有すると、誰が使っても同じ品質に近づきます。

また、AIの答えはもっともらしい間違いを含むことがあります。数字・固有名詞・法律や制度に関わる内容は、必ず元の資料で確認する、という手順を最初から決めておきましょう。

■ まとめ

・使う作業を1つに絞る

・入れてはいけない情報を決める

・頼み方の型と、確認のしかたを決める

この3つを決めておくだけで、生成AIは「試してみたけど使えなかった道具」から「毎日の作業を軽くする道具」に変わります。

「うちの業務だと、どこにAIを使えそう？」という段階からでも、お気軽にご相談ください。業務に合わせた活用ガイドやプロンプト集の作成もお手伝いしています。