Excelの転記作業をマクロで自動化する前に、確認しておきたい3つのこと

「毎月、同じ表から別のシートへ数字を写している」「取引先ごとに請求書を1枚ずつ作っている」――こうした転記作業は、Excelのマクロ（VBA）でボタン1つにできることが多い作業です。

ただ、いきなり「自動化してください」とご依頼いただくより、先に次の3つを確認しておくと、出来上がりの使いやすさが大きく変わります。開発会社のSE・発注者側PM・ITコンサルタントとしてIT業界に20年以上携わってきた経験から、よくあるつまずきどころをまとめました。

■ 1. 「いつも同じ形」のデータか

マクロは、決まった形のデータを決まった手順で処理するのが得意です。

・列の並びや見出しが毎回同じか

・日付や金額の書き方がそろっているか（「2026/10/1」と「10月1日」が混ざっていないか）

・空欄や結合セルがどこにあるか

形が毎回少しずつ違う場合は、まず「入力用の表の形」を決めるところから始めたほうが、結果的に早く、壊れにくい仕組みになります。

■ 2. 「例外」はどれくらいあるか

手作業では無意識に判断している例外が、意外と多くあります。

・特定の取引先だけ締め日が違う

・金額がマイナスの行は別扱いにしている

・同じ取引先が2行に分かれていることがある

こうした例外をあらかじめ書き出しておくと、「動いたけれど結果が違う」という事態を防げます。例外が多すぎる部分は無理に自動化せず、「マクロが一覧にして人が確認する」形にするのも一つの手です。

■ 3. 結果が正しいか、どうやって確かめるか

自動化でいちばん怖いのは、間違った結果に気づかないことです。

・転記前と転記後で、件数と合計金額が一致しているか

・処理できなかった行がどれか分かるか

最初の数回は、手作業の結果と見比べてみることをおすすめします。私が作るときは、件数・合計の照合を処理の最後に組み込み、合わない場合は止まってお知らせするようにしています。

■ まとめ

・データの形がそろっているか

・例外を書き出せるか

・結果の確かめ方を決めているか

この3つが整理できれば、転記作業の自動化はそれほど難しくありません。「うちの作業は自動化できる？」という段階からでも、お気軽にご相談ください。