納品書・PDFをExcelへ転記する前に｜入力ミスを防ぐ6つの確認

納品書のPDFや写真をExcelへ転記するときは、先に入力ルールを決めておくと、品番の欠落や二重入力を見つけやすくなります。設備会社・工務店などで、納品書の一覧を作る前に確認したい点をまとめました。

1．「納品書1枚＝1行」か「明細1行＝1行」かを決める

受け取った資料を管理したいなら帳票単位、資材ごとの数量や単価を確認したいなら明細単位が向いています。10枚でも、明細が各2行か各50行かで作業量は大きく変わります。依頼時には枚数だけでなく、明細のおおよその行数も伝えましょう。

2．元資料へ戻れる番号を付ける

資料ID、元ファイル名、ページ番号を残します。たとえば「D001／納品書_10月.pdf／3ページ」のように記録すると、確認したい数値の出所を追えます。複数ページに続く納品書は、ページ数と帳票数を分けて数えます。

3．品番と金額は入力形式を分ける

「00125」のような品番は、入力前にExcelの列を文字列に設定すると先頭のゼロを保ちやすくなります。数量・単価・金額は集計できる数値として入力し、単位は別の列に分ける方法があります。「1式」と「10個」を同じ数量として合算しないようにしましょう。

4．読めない文字は推測しない

写真がぼやけている、印影が重なる、品番の0とOが区別できない場合は、原本の再確認が必要です。入力欄を推測で埋めず、「要確認」とし、資料ID・該当項目・確認したい点を一覧に残します。

5．重複と訂正資料を区別する

同じ納品書がPDFと写真の両方に含まれていないか確認します。一方、再発行・返品・訂正の資料を単純な重複として消すと、情報を落とすおそれがあります。伝票番号と日付だけで削除せず、内容や社内ルールを確認します。

6．納品前に件数・重要項目を照合する

帳票単位なら資料と一覧の件数、明細単位なら資料ごとの明細行数を照合します。金額や数量は元資料と確認し、合計の差があっても勝手に修正せず確認事項として残します。元資料にある税・端数処理を独自判断で変更しないことが大切です。

依頼前に伝える6項目

・資料の枚数、ページ数、明細行数の目安

・抜き出したい項目

・入力先のExcelフォーマット

・品番、日付、工事名などの表記ルール

・希望納期

・判読しにくい箇所や機密情報の取り扱い条件

資料は必要な範囲で共有し、機密情報がある場合は先に取り扱い方法を相談してください。この記事に顧客資料は使用していません。

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