支払期限の確認を自動化！スプレッドシートからLINEへ通知

「今月の支払いは、すべて終わっていたかな？」

「期限が近い取引先はなかったかな？」

支払先が増えると、スプレッドシートを何度も開いて確認したり、担当者の記憶に頼ったりする場面が増えてきます。

そこで今回は、Googleスプレッドシート・Make・LINEを組み合わせて、支払期限を自動で知らせる具体例をご紹介します。

【今回作る仕組み】

取引先への支払期限をスプレッドシートで管理し、期限の3日前と当日にLINEへ通知する仕組みです。

たとえば、8月31日が振込期限の場合は、次のように通知します。

・8月28日

「〇〇会社への支払期限まで、あと3日です」

・8月31日

「本日は〇〇会社への支払期限です」

必要なタイミングでLINEへ届くため、毎日一覧表を開いて期限を探す回数を減らせます。

【スプレッドシートで管理する内容】

・支払先

・支払期限

・金額

・支払い状況

・通知するタイミング

・担当者

・メモ

すべての項目を必ず使う必要はありません。業務に必要な情報だけに絞ると、日々の入力や管理がしやすくなります。

【どのように動くの？】

1．担当者がスプレッドシートへ支払情報を入力する

2．Makeが決まった時間に表を確認する

3．通知日になった支払いを見つける

4．設定したLINEへ通知する

5．「支払済み」に変更されたものは、その後の通知対象から外す

この流れを自動化しておけば、未払いの予定だけを確認しやすくなります。

【この仕組みのメリット】

・支払期限の見落としを防ぎやすい

・毎日の確認作業を減らせる

・担当者以外も予定を把握しやすい

・支払済みと未払いを同じ表で管理できる

・納品後も自分で予定を追加できる

特に、少人数の会社や個人事業主など、支払いの管理と本来の業務を同じ方が担当している場合に役立ちます。

【最初は1種類の通知から】

最初から複雑な条件をたくさん設定する必要はありません。

まずは「支払期限の3日前にLINEへ通知する」という1種類から始め、実際に運用しながら、当日の通知や担当者別の通知を追加していく方法がおすすめです。

私は、ココナラのビデオチャットで画面を共有しながら、お客様ご自身のアカウントにMakeとLINEを使ったリマインドの仕組みを構築するサービスを出品しています。

「今使っている表でも対応できる？」

「どのアカウントを準備すればよい？」

という段階でも大丈夫です。

現在の管理方法と通知したい内容を整理し、実現できる形を一緒に確認します。

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