送信したメールが、相手の迷惑メールフォルダに入ってしまう

このようなメールトラブルについて、ご相談をいただくことがあります。

特にこれまで、Microsoft 365やOutlookを利用している相手に送ったメールが迷惑メールと判定されてしまうケースについて、ご相談を受けたこともあります。

メールが迷惑メールに入る原因は一つとは限りません。

SPF・DKIM・DMARCなどのメール認証設定だけでなく、送信元サーバーやIPアドレスの評価、メールの送信経路、メール本文など、さまざまな要素が影響する場合があります。

そこで、原因を調査する際に役立つ方法の一つが「DMARCレポート」です。

■ DMARCレポートとは？

DMARCを設定すると、対応しているメール受信事業者から、メールの認証状況などをまとめたレポートを受け取ることができます。

代表的なDMARC集約レポートでは、

・どのIPアドレスからメールが送信されたか

・SPFの認証結果

・DKIMの認証結果

・DMARCの判定結果

・どのくらいのメールが送信されたか

といった情報を確認できます。

「メールを送った相手に詳しいメールヘッダーを確認してもらう」という方法もありますが、実際には取引先やお客様にそこまでお願いするのが難しいケースも多いと思います。

そのような場合に、自分のドメインから送信されているメールの状態を確認する手段として、DMARCレポートを活用できます。

■ DMARCレポートはXML形式です

DMARCの集約レポートは、一般的にXML形式で届きます。

そのため、メールを開いて内容を見るだけでは分かりにくく、DMARCレポート解析サービスなどを利用して確認する方法があります。

レポートを解析すると、

「正しいメールサーバーから送信されているか」

「SPFやDKIMが正常に認証されているか」

「想定していない送信元が存在していないか」

などを確認しやすくなります。

ただし、DMARCレポートだけで「このメールが迷惑メールに入った理由」を必ず特定できるわけではありません。

メール認証が正常でも、送信元IPアドレスの評価など、別の要因によって迷惑メール判定される場合があります。

そのため、DMARCレポートは「原因を調査するための重要な手がかりの一つ」と考えるのがおすすめです。

■ 大事なメールが届かない場合はご相談ください

「特定の相手だけ迷惑メールに入ってしまう」

「Microsoft 365やOutlook宛のメールで問題が発生している」

「SPF・DKIM・DMARCを設定したけれど、本当に正常なのか分からない」

「DMARCレポートが届いたけれど、XMLなので内容が分からない」

といった場合は、お気軽にご相談ください。

DMARCレポートの解析だけでなく、必要に応じてDNSのメール認証設定や、メールサーバー・送信経路なども確認しながら原因を調査します。

なお、ココナラではご購入前に実際の設定変更・サーバー内部の確認・詳細な解析などの作業を行うことができないため、具体的な調査や解析については、お見積もり内容をご確認・ご購入いただいた後の対応となります。

ご相談段階では、現在発生している症状や利用されているメール環境などを伺い、どのような調査が必要になりそうかをご案内いたします。

大切なメールが相手に届かない、迷惑メールに入ってしまうという場合は、DMARCレポートの活用も一つの方法として検討してみてください。