Google Workspaceで、料金の節約のためGmailのユーザーが組織に参加することは、珍しくないようです。
でもGmailのユーザーが退職した後に残ったファイルの管理で、プログラムでの対応に限界があることが分かりました。
APIの仕様で、組織とは違うドメインのファイルは、オーナーの変更ができないのです。
つまりGmailのユーザーが作ったファイルの所有権を自動で変更することは、できないようです。
でも、共有ドライブに一旦ファイルを移動することで、ファイルの所有権を組織に変更できるようです。
同じ組織内であれば、ファイルの所有権を別のユーザーに変更することは、可能です。
Gmailを使っている組織外のユーザーが作るファイルについては、共有ドライブを指定して、後日管理しやすくするか、ファイルに組織の管理者を編集権限で追加するなど対応が必要になります。
今回プログラムを作る際に、このAPIの仕様に気が付かず苦労してしまったので、記事に書きました。
Google WorkspaceのAPIを使ったプログラムを作る際の参考にしていただけますと幸いです。
