引継ぎメモを手順書にするときは「止める条件」も書く

この文章・資料で整理したいこと

「いつものように確認して、問題がなければ次の担当へ」。経験者には伝わるメモでも、引き継ぐ相手には確認の順番や、どこで止めるかが分からないことがあります。マニュアル制作では、文章を丁寧にするだけでなく、作業の開始条件、途中の判断、完了条件を分けて整理します。

自主制作の具体例

自主制作・架空の文具店「しおり文具」の見本では、「番号、数、宛先、色を確認。変更があれば止める。破損は責任者へ」というメモを使いました。

手順は、①注文番号を照合、②変更依頼の有無を確認、③商品コード・数量・色を照合、④破損と宛先を確認、⑤結果・担当者・時刻を記録して引き継ぐ、の順に整理しています。住所が曖昧な場合は担当者が推測で直さず、保留して責任者へ確認する分岐を残しました。

完成見本には10項目の確認表もあります。数量が合っていても変更依頼が未解決なら完了にしない、という条件を手順と確認表の双方で点検しました。これは実店舗の改善実績ではなく、編集可能なWordと確認用PDFで制作した自主制作例です。納品後は実際の業務責任者が内容を確認してから使います。

この商品で頼めること

このサービスの基本料金は10,000円です。1業務・資料5000字。手順書5ページ以内（表紙含む）、確認表1、FAQ5項目以内。納品形式はWord・PDFです。

納期は5営業日（購入・必要資料・範囲の確定後）が目安です。修正は1回、当方の誤りは別途訂正。具体的な日程と対応可否は、購入前の見積り相談で確認します。

相談前の準備と対象外の作業

対象業務を一つ決め、元のメモ、作業の開始と終了、担当者、例外時の確認先をお知らせください。まだ決まっていないルールは「未定」のままで構いません。部署全体を一度に書き起こすより、今回の文書の範囲を先に明らかにすると確認しやすくなります。

現地での聞き取り、業務システムの動作検証、写真撮影、全社のルール策定は含みません。こちらで未確定の社内規則を作って確定扱いにすることもありません。既製の記入枠を渡す商品ではなく、支給資料を基にした個別制作です。

対応サービスの詳細・見積り相談

制作範囲と必要資料は、以下の該当商品からご相談ください。やり取りはココナラ内の文章とファイルで行います。

既存メモを業務手順書とチェックリストに整えます