ツールは減らすほど進む。ひとり起業家が本当に必要な3つだけ残す考え方

便利そうなツールを見つけるたびに導入していたら、いつの間にかアプリだらけで、どれを使えばいいか分からなくなっていた——そんな経験はありませんか。ツールは増やすほど便利になるとは限りません。この記事では、ひとり起業家が本当に必要なツールだけを残す考え方を紹介します。

前回の記事でバックオフィスを楽にするデジタルツールを紹介しましたが、ツールは導入すればするほど良いというわけではありません。むしろ、あれもこれもと手を出した結果、どこに何の情報があるのか分からなくなり、探す時間そのものが増えてしまうという逆効果も起こりえます。

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この記事で分かること

・ツールが増えすぎることで起きる弊害

・「本当に必要なツール」を見極める基準

・3つだけ残すとしたら何を優先すべきか

・ツールを減らす具体的な進め方

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ツールが増えすぎることで起きる弊害

01. 情報が分散して探す時間が増える

あるメモは自分のプライべート用アプリ、あるタスクは別の管理ツール、というように情報が分散すると、「あれはどこに書いたっけ」と探す時間そのものがコストになります。

02. 通知に振り回される

ツールの数だけ通知の発生源が増えます。集中したい時間帯にも次々と通知が届く状態は、生産性を下げる大きな要因になります。

便利だと思って導入したはずのツールが、いつの間にか自分を追い立てる存在になってしまう。これは、ひとりで多くの業務を抱える起業家に特によく見られる現象です。

ツールを選ぶ基準は「便利かどうか」ではなく、「それがないと本当に困るかどうか」で考えると、驚くほどシンプルになります。

3つだけ残すとしたら何を優先すべきか

01. スケジュール管理ツール

予約・打ち合わせ・締め切りなど、時間に関わる情報は一つのツールに集約します。複数のカレンダーを併用すると、ダブルブッキングのリスクも高まります。

02. お金の記録ツール

経費・売上の記録は、後回しにすると必ず面倒なことになります。シンプルでいいので、これだけは継続して記録できるツールを一つ持っておきましょう。

03. メモ・タスク管理ツール

思いついたアイデアや、やるべきことを書き留める場所を一つに絞ります。ツールを分散させず、「迷ったらここに書く」という場所を決めておくことが大切です。

これら3つ以外は、一度すべて手放してみることをおすすめします。本当に必要であれば、また自然と使うようになりますし、そうでなければ「実はなくても困らなかった」ことに気づくはずです。

ツールを減らす具体的な進め方

1. 今使っているツールをすべて書き出す

スマートフォンとパソコンにインストールされているツールを、一度すべてリストアップします。忘れていたツールが見つかることも珍しくありません。

2. 直近1ヶ月使っていないものを外す

「いつか使うかも」という理由で残しているツールの多くは、実際にはもう使われていません。使用頻度を基準に、思い切って絞り込みます。

3. 残したツールの通知設定を見直す

残すツールについても、本当に必要な通知だけに絞ることで、さらに集中しやすい環境が整います。

一気にすべてを見直す必要はありません。まずは週末など時間のあるタイミングで、スマートフォンのホーム画面を眺めながら「これ、最近使ったかな」と振り返ってみるところから始めてみてください。

✔ 使っているツールをすべて書き出したか

✔ 直近1ヶ月使っていないツールを見直したか

✔ スケジュール・お金・メモが1つずつに集約されているか

✔ 不要な通知をオフにしたか

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