会議の録音を文字起こしに出す前に、準備しておきたい5つのこと｜ケバ取り・固有名詞・時刻・納品の形

会議やインタビューの録音を文字にしたいとき、自分で聞き直して打ち込むと、30分の録音でも何時間もかかります。人に頼む場合も、少し準備をしておくだけで、仕上がりの読みやすさや、確認にかかる手間が大きく変わります。

この記事では、録音を文字起こしに出す前に準備しておきたい5つのことを紹介します。

1. 「どこまで整えるか」を決めておく

文字起こしには、整え方のちがいで、主に3つの種類があります。

・素起こし：「えー」「あの」なども含めて、話したとおりにすべて文字にする

・ケバ取り：「えー」「あの」などの言葉や、言いまちがいの繰り返しを取り除く

・整文：話しことばを、読みやすい書きことばに直す

会議の記録や、あとで読み返す資料なら、ケバ取りがよく選ばれます。発言のニュアンスを残したいインタビューや、調査の記録では、素起こしが向いていることがあります。頼む前に、どれにするかを決めておきましょう。

2. 固有名詞の一覧を用意する

会社名・人名・商品名・社内の用語は、聞き取れても、どの漢字やつづりを使うかまではわかりません。

・参加者の名前（読み方も）

・会社名・部署名

・商品名・サービス名

・社内でよく使う略語

これらを一覧にして、録音といっしょに渡すと、表記がそろい、あとで直す手間が減ります。会議の資料や議題のメモがあれば、それも役に立ちます。

3. 必要な部分と、時刻の有無を伝える

録音のすべてが必要とは限りません。「会議の始まる前の雑談は不要」「後半の質疑応答だけほしい」など、必要な範囲を伝えると、そのぶん早く、費用も抑えられることがあります。

また、文章に時刻（タイムスタンプ）をつけるかどうかも決めておきましょう。時刻があると、あとで録音を聞き直したいときに、その場所をすぐに探せます。

4. 録るときに、聞き取りやすくしておく

これから録音する場合は、次のことに気をつけると、聞き取れない部分が減ります。

・録音機やスマートフォンを、話す人の近くに置く

・エアコンやプロジェクターの音が大きい場所を避ける

・何人かが同時に話さないよう、ひとりずつ話す

・発言の前に名前を言ってもらう（話している人を分けたいとき）

すでに録った音声でも、雑音が大きい部分や、聞き取りにくい部分の時刻を伝えておくと、確認がスムーズになります。

5. 納品の形と、データの扱いを確かめる

最後に、受け取る形を決めておきます。

・Word か、テキストファイルか

・会議の記録として、要点・決まったこと・宿題に整理した形（議事録）もほしいか

・動画に字幕をつけるための字幕ファイル（SRT）がほしいか

社外秘の内容を含む録音を人に頼む場合は、データをどう扱うか（作業以外に使わない、ほかの人に見せない、など）を、頼む前に確かめておくと安心です。

まとめ

・どこまで整えるか（素起こし・ケバ取り・整文）を決める

・固有名詞の一覧を用意する

・必要な部分と、時刻の有無を伝える

・聞き取りやすく録る

・納品の形と、データの扱いを確かめる

この5つを準備しておくと、届いた文章をそのまま使える場面が増えます。

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