営業リストの重複チェック｜同じ会社への連絡を整理する3つの確認

複数の資料を合わせた営業リストには、同じ会社が別の表記で入っていることがあります。そのまま架電すると、同じ企業への連絡が重なる場合があります。

営業代行へリストを渡す前に、重複と連絡状況を整理しておくと、次に連絡する先を把握しやすくなります。確認したいのは、次の3つです。

【1．会社名の表記をそろえる】

「株式会社〇〇」「（株）〇〇」「〇〇」のように、同じ企業でも会社名の書き方が異なることがあります。全角・半角や空白の違いも、重複を見落とす原因になります。

比較しやすい表記を別の列に作り、元の会社名も残しておくと確認しやすくなります。

ただし、似た社名だからといって同じ企業とは限りません。所在地や公式サイトなども照らし合わせ、別法人を誤ってまとめないようにします。

【2．電話番号だけで削除しない】

電話番号は、ハイフンの有無や全角・半角をそろえると比較しやすくなります。表計算ソフトでは、先頭の「0」が消えていないかも確認します。

同じ番号が見つかっても、すぐに片方を削除するのは避けたいところです。代表番号が共通でも、対象の支店や部署が異なる可能性があります。

反対に、番号が違っていても同じ企業の代表番号と部署直通番号という場合があります。

会社名・所在地・部署・電話番号を組み合わせて確認し、「会社単位で連絡するか」「部署ごとに分けるか」を決めておきます。

【3．社内と代行先の連絡履歴をそろえる】

リスト内の重複を整理しても、自社の営業担当者が直前に連絡していたら、電話が重なることがあります。

引き渡すリストには、最終連絡日、対応状況、次の担当者が分かる項目を用意します。商談中の企業や、今後の連絡を希望しない企業も、確認できる状態にしておきます。

運用開始後に対象が変わった場合の連絡方法も、事前に決めておくと管理しやすくなります。「更新したファイルをどこに置くか」「誰が最新版を確認するか」まで具体的にしておくことが大切です。

【元データを残して、判断の経緯を追える形に】

重複候補を整理するときは、元のデータを保存してから作業します。統合した行や、連絡先として使わない行には、その理由を残します。

また、各行に管理番号を付けておくと、架電結果を元の企業情報と結び付けやすくなります。

リストは、連絡する企業を並べるだけでなく、誰がどこまで対応したかを共有するための資料でもあります。

法人アポデスクでは、ご支給のリストをもとに、法人向けの架電、商談の日程調整、指定シートへの結果報告に対応しています。営業代行をご検討の際は、商材・対象企業と併せて、現在お使いのリストの項目もお聞かせください。

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