担当者が不在だったら｜営業代行に再架電を依頼する前に決めたいこと

法人向けの架電では、担当者が外出中や会議中で、お話しできないことがあります。その際の「また電話します」を、いつ、どこまで実施するか。営業代行へ依頼する前に決めておくと、連絡の重なりや判断のばらつきを減らしやすくなります。

再架電の間隔や回数に、すべての企業に当てはまる正解があるわけではありません。まずは、次の3つを整理してみてください。

【1．相手から指定があった連絡と、通常の不在を分ける】

「担当者は本日不在です」と言われた場合と、「明日の午後に連絡してください」と案内された場合では、次の対応が異なります。

指定された日時があれば、その内容を優先して記録します。「明日の午後」など幅のある案内は、確認できた範囲のまま残し、具体的な時刻をこちらで補わないことが大切です。

また、受付で確認した在席予定と、担当者本人からの再連絡の希望も分けます。在席している可能性があることと、電話で話す約束があることは異なるためです。

【2．間隔・時間帯・上限を依頼前に決める】

日時の指定がない不在については、再架電する間隔、連絡する時間帯、対応回数の上限を取り決めます。

対象企業の営業時間や担当部署の業務に合わせて、実施できる条件を相談します。「何度でもかける」という依頼では、いつまで対応するかが曖昧になります。

上限に達したらいったん対応を終えるのか、状況を報告して判断を仰ぐのかも決めておきます。相手から再連絡の希望があった場合の扱いも、併せて確認すると運用しやすくなります。

先方から今後の連絡を希望しない意思が示された場合は、通常の不在として再架電を続けず、その情報を共有します。

【3．最後の対応と、次の予定を一緒に残す】

「不在・再架電」とだけ記録すると、別の担当者がいつ電話すべきか判断できません。

最終連絡日時、対応した方の部署や役割、案内された内容、次回予定、次に連絡する担当者を残します。

記録例：

「受付で本日は終日不在と確認。在席予定は未確認。依頼時に決めた間隔に沿って、次回予定を設定する」

次回予定を変更した場合も共有し、自社の営業担当者と代行先が、それぞれ同じ企業へ連絡しないようにします。

【再架電の条件も、依頼内容の一部に】

開始前に対応範囲を決め、開始後は不在状況に応じて時間帯や対象リストを見直します。相手から案内された内容を残し、次の対応に反映しましょう。

法人アポデスクでは、法人向けの架電、商談の日程調整、指定シートへの結果報告に対応しています。営業代行をご検討の際は、商材や対象企業と併せて、不在時に希望する対応もお聞かせください。

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