アポ数だけでは見えない営業の改善点｜架電報告に残したい「断り理由」

営業代行の報告を見るとき、最初に気になるのは「何件電話して、何件アポイントが取れたか」ではないでしょうか。

大切な数字ですが、それだけでは次に何を変えるかを判断しにくい場合があります。アポイントにつながらなかった電話にも、対象企業や案内内容を見直す手がかりがあります。

【1．誰と話せたかを分ける】

同じ「お断り」でも、受付で案内が止まった場合と、担当者が説明を聞いて判断した場合では、見直す点が異なります。

・担当者不在

・受付で取り次ぎ不可

・担当者と会話できたが見送り

・再連絡の希望あり

・今後の連絡を希望しない

まずは、このように分けて記録します。担当者不在が多いなら連絡する時間帯、受付で止まるなら部署の指定や用件の伝え方など、検討する箇所が具体的になります。

【2．「必要ない」の中身を残す】

「不要と言われた」だけでは理由が分かりません。すでに他社を利用しているのか、対象となる業務がないのか、今は検討する時期ではないのか。相手が話してくださった範囲で、理由を短く残します。

記録の例：

「総務担当者と会話。現在は既存業者へ依頼しており、今回は見送り。見直し時期は未確認」

大切なのは、発言と推測を混ぜないことです。確認できていなければ「理由未確認」と残します。「価格が高そうだった」など、こちらの印象を断り理由として扱わないようにします。

【3．次の対応が分かる記録にする】

相手から再連絡の希望があれば、希望日時と確認した内容を記録します。一方、今後の連絡を望まない意思が示された場合は、その情報を共有し、再び電話しない管理につなげます。

単に「再架電」と書くより、連絡する根拠が分かる記録にしておくと、引き継ぎもしやすくなります。

【記録から、次に変える点を考える】

断り理由が特定の業種や部署に偏っていないか、同じ質問が繰り返されていないかを見てみてください。

数件の反応だけで結論を出さず、一定期間の記録から仮説を立てます。対象リストや伝える内容を一つずつ変えると、何の変更が反応に関係したかを確認しやすくなります。

法人アポデスクでは、法人向けの架電から商談の日程調整、指定シートへの結果報告まで対応しています。対象企業や報告項目の整理も含め、ココナラ内の見積り相談からお気軽にご相談ください。

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