ECの受注処理を外注したいのに、説明書を書く時間がない人へ｜画面録画に残す6項目

朝9時。注文一覧を開き、入金を確認して、送り状用のデータを出す。

毎日やっている受注処理なのに、外注を考えた途端、「これを最初から説明書にする時間がない」と手が止まります。

そんなときは、完成した手順書を書こうとせず、普段の処理を画面録画に残すところから始められます。ただし、黙ってクリックするだけでは、初めて見る人は再現できません。録画中に次の6項目を声に出しておくと、引き継ぎの材料になります。

受注処理の録画に残す6項目

1. どの注文を処理するのか

「未発送だけ」「入金済みだけ」など、対象を選ぶ条件を話します。注文一覧を開くところから録画すると、入口が伝わります。

2. 作業を始めてよい条件

入金確認、在庫確保、住所の確認など、処理前に見るものを残します。条件を満たさない注文を進めないための線引きです。

3. 入力欄ごとの決まり

配送方法、日時指定、備考、顧客への連絡文。自分の中では当たり前の選び方ほど、クリックしながら理由を添えます。

4. 正常に進んだときの表示

「保存を押す」だけで終わらず、ステータスが発送準備中に変わる、一覧から消える、メール送信済みと表示される、と結果まで映します。

5. 迷ったら止める場所

住所の不足、重複注文、在庫差異、決済エラー。外注先が自己判断せず、「この表示なら担当者へ確認」と止まれる状態を決めます。

6. 完了をどう確認するか

処理件数、未処理件数、出力ファイル、送信メールなど、最後に何を見れば終わりなのかを映します。

録画前には、顧客名・住所・電話番号・決済情報・パスワード・認証コードを隠してください。実データを使わず、テスト注文で撮れるならそのほうが安心です。

録画を、確認できる初稿へ

「画面録画から確認用の業務手順書初稿を作ります」では、1業務・録画と説明音声の合計15分以内を、PDFと要点テキストへ整理します。料金は7,500円。必要情報がすべてそろった翌営業日から2営業日で初稿を作成し、当初条件内の修正は1回です。素材にない内容は推測せず、要確認事項として分けます。

まずは無料見積り相談で、①手順書にしたい業務名、②読む人とその経験、③録画の合計分数を添えてお送りください。

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