Notionの基本と活用方法

ここまで、多くの方にNotionページの制作ご依頼をいただきました。

ありがとうございます！

一方その中で、「Notionっていろいろできるけど、その活用方法って意外とぼんやりしているのでは？」ということに気が付きました。

Notionも、万能ではありません。使う場面によっては、非常に扱いにくかったり、管理が複雑になってしまう可能性も秘めています。

しかし、使える機能を理解すると、格段に使いやすく、かつ汎用性があるツールです。

そこで、Notionってそもそもどういうものなのか、その概念と便利な活用方法をご紹介できればと思いブログを書いてみることにしました。

このブログが、自分ならこの場面で活用できそう！というアイデアにつながると嬉しいです。

　Notionの基本

Notionは、無料で利用できる、万能メモアプリ・ツールです。

機能をプラスしたり、複数人のチームで管理を行う場合は、有料プランにする必要も出てきますが、基本は無料で利用できるので、気軽に始められます。

　Notionの概念

Notionの活用を考えるために、まずはNotionの基本的な概念から理解しておきましょう。

この概念を理解しておくと、Notionの活用やページ作成で大きく役立つはずです。

Notionは、

・ページ

・データベース

の2つの概念でできています。

ページは、1枚のメモや紙のようなイメージです。そのページ単体で使用したり、他のページと繋げて利用します。

一方データベースは、特定のデータを持ったページが集まっている、ページの集合体のようなイメージです。

一般的にデータベースと言えば、行と列でデータが管理されているものですが、Notionのデータベースは、そのデータに加えてページがついてきます。

そのため、

1つの物事について詳細をまとめたり、詳しい情報を記載する＝ページ

ページにある情報を他から引っ張れる形にして保持してまとめておく＝データベース

という考え方で見ておくとよいかもしれません。

　ページについて

Notionのページは、一般的なメモアプリと違い、階層構造にできる点が大きな特徴です。

というのも、Notionには、「カテゴリ」や「フォルダ」という管理方法が無いためなんですね。

他のメモアプリだと、1つのメモページをまとめるときは、フォルダを作成したり、カテゴリを作ってその中にメモを入れたりしないでしょうか？

Notionでは、このまとめる作業を、ページを使って行う必要があります。

作成したページの中に、別のページを入れることで、その大本のページにフォルダやカテゴリの役割を持たせるんです。

もちろん、カテゴリに該当する部分も通常のページなので、情報を書き込むことができます。

これも他のメモアプリにない特徴かもしれませんね。

また、ページの中には、データベースを入れることも可能です。

　データベース

データベースは、基本的に通常のページの集まりですが、ページに特定の「データ」を付与できます。

このデータを列で管理して、フィルタをかけたり、絞り込んだりできるのが、データベースの特徴です。

もちろん、各ページは通常のページと同じ役割を果たすので、それぞれに詳細を記入することもできます。

さらに、データベース同士であれば、他のデータベースからページやデータを引っ張ってくることも可能です。

ただし、絞り込みや他のデータベースへ引用できるのは、ページに付与されている「データ」のみであって、ページの内容自体は引用できません。

この点は注意が必要です。

　Notionでできること

Notionの大まかな概念は理解できたかと思いますので、次はNotionができることを理解していきましょう。

Notionはあらゆることができる万能ツールではありますが、あくまでも「メモアプリ」という出発があることを忘れてはいけません。

Notionにも、できること・できないことがあります。

　ページでできること

ページは、テキストや画像を使いながら文章をまとめたり、複数のページのカテゴリ的な役割をもたせることができます。

そのため、一般的なメモアプリでできることや、ドキュメントなどが使用できる機能は使えると言っても差し支えないでしょう。

●テキストの記入

●段落作成(5列まで作成可能)

●画像挿入

●ファイルのアップロードや埋め込み

●チェックボックスの利用

●リストの利用

●簡単な表の挿入

●Webページへのリンク

●一部外部ツールの埋め込み

●一部外部ツールとの連携

●動画や音声ファイルの埋め込み

●目次の挿入

●コードスニペットの挿入

テキストについては、ある程度の装飾も可能で、

●見出しの作成

●文字の色や背景色の変更

●太文字や斜体文字

●打ち消し線やアンダーライン

●テキストを引用形式にする

●テキストを目立たせるボックスの挿入

●区切り線の挿入(色や太さは変更不可)

などに対応しています。

ただし、文字色などは決められた範囲でしか対応できず、またテキストの左右中央寄せなどには対応していません。

また、ページ内には、

●別のページ

●データベース

を作ることができるため、複数のページやデータベースを階層化して管理できます。

　データベースでできること

データベースは、ページの集まりです。

そのため、基本的にはデータベースを作成したら、そのデータベース内の同じ階層に、ページがたくさんできる、というイメージで問題ありません。

データベース内にあるページは、通常のページと同じ機能が使用可能です。

そして、そのページたちに「プロパティ」という機能を使って共通の項目をもたせることで、データが付与できます。

このプロパティは、データベース内のページを絞り込んだり、検索したりするために利用できるすぐれものです。

また、他のデータベースに引用して表示させることもできます。

プロパティは、

●テキスト形式

●数値形式

●セレクト形式(単一と複数)

●日付

●チェックボックス

●電話

●メール

●ユーザー(同じNotion内にいる人のみ)

●ファイル

●自動付与の作成日時や作成者の情報など

●他のデータベースのデータ

●関数を使った独自プロパティ

といった形式でデータを保持させることが可能です。

ただし、プロパティを追加すると、同じデータベース内で作成するページすべてにそのプロパティが反映されます。

ページごとに付与したいプロパティが異なる場合は、データベースごと分ける必要があるため注意しましょう。

　プランによってできること

Notionは、基本は無料で使用できますが、有料プランも提供されています。用途によってはアップグレードの必要が出てくるかもしれません。

有料プランの場合、

●チームでの管理、作業

●オートメーションの使用

●独自ドメイン追加

●ファイルのアップロード容量を開放

といった機能が追加できます。

複数人で同じNotionを管理したり、オートメーションという機能を利用して、作業を自動化させたい場合は、有料プランにしましょう。

　Notionの活用方法

Notionは、あらゆる使い方ができますが、メモアプリという点を考慮すると、活用方法にも得意・不得意があります。

　向いている使い方

●Wikiなどのデータ蓄積、検索

●ドキュメント管理

●議事録の蓄積など

●マニュアルの作成や管理

●期限や進捗を管理するタスク管理、案件管理など

●日記や記録などの管理

主にテキストをメインとして、ドキュメントを蓄積するような使い方は非常に向いており、検索や分類が楽にできます。

チームで管理したいマニュアルやWikiなども、有料プランを使えば簡単に共有できる点も特徴です。

また、ステータスと作業内容を同時に管理するようなタスクやプロジェクトの管理にも使えます。

プロパティが自由に追加できるので、一般的なタスク管理ツールには無い項目がほしい、という場合に便利です。

　向いていない使い方

●外部サイトなどへの埋め込み

●数値管理や分析

●データベースでのデータ管理と分析

●デザイン性の高いページ作成

●メディアやファイルの単純な管理

●大人数で権限を振り分けて管理する

一方で、データベースのみを重要視したり、数値管理などは、Notionはあまり向いていません。

データベースは、あくまでもメモの延長線であるため、プロパティを自由に組み合わせたり、複数のデータベースを一箇所に集めるといった作業はできないからです。

複数のデータベースを最終的に集約して、その中で管理している数値を分析する、という複雑なデータ管理には適していません。

(簡単な集約は可能ですが、管理がとても大変になります。)

また、ページ自体のデザインに凝りたい、という場合もおすすめできません。

Notionは、ドキュメントとしての機能は豊富ですが、デザイン面の機能はある程度になっているので、制限がかかってしまいます。

それらしい配置、というのは可能ですが、左右中央寄せや文字サイズを自由に変更してデザインすることは出来ないため、注意が必要です。

チーム管理も得意なNotionですが、ユーザーごとにあらゆる権限を付与して管理する場合も、管理方法が複雑になり、手間がかかる可能性があります。

(ユーザー単位、ページ単位の組み合わせで設定する必要があるため)

　Notionの概要と活用方法まとめ

Notionは便利なツールですが、使い方や活用場面によっては、その機能を十分に発揮できない可能性もあります。

テキストやドキュメントを管理する、タスクを管理するといった使い方であれば、自由なカスタマイズができるNotionは、とてもおすすめのツールです。

しかし、データベースを複雑に管理したり、数字を分析したり、大人数で権限分けしたいような場面では、十分に機能が発揮できないかもしれません。

これからNotionを使いたい、と考えている方は、今自分が使おうとしている場面でNotionは十分に活用できるか、一度考えてみてはいかがでしょうか。

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　Notionのページ作成に困ったら

Notionで、ご希望のページを作成する依頼を承っております。

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