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いらない言葉を捨てる勇気｜わかりやすい議事録を書くために。
記事ビジネス・マーケティング
私は、介護事業所の運営・人事・委員会などの実務を支援する者として、
現場で起きやすい課題を整理し、発信しています。
もしあなたが、会議のたびに
「結局、何が決まったんだっけ？」と頭を抱えていたり、
部下が書いた「わかりづらい議事録」に絶望していたりするなら、
知っておいてほしいことがあります。
議事録作成は、センスの問題ではなく、
「何を捨て、何を残すか」という
明確な技術があるかどうかの差です。
昔の私は、会議を「議事録」で攻略することに
快感を覚えていました。
「話を聞く」「理解する」「要約する」「キーボードで打ちこむ」。
この4つの工程をリアルタイムで回し、
会議終了と同時に議事録を提出する。
「議事録を書くだけの係として雇われたい」
と本気で思っていたほどです。
しかし時は経ち、勤め先を変わり、
先日、何年かぶりにその役を引き受けてガックリきました＿|￣|○
かつての自分なら余裕だったはずの集中力が続かない。
それどころか、流れてくる言葉の群れに
強い「ノイズ」を感じるようになっていたのです。
会議で「中身のない会話」の正体を見抜く心の眼
議事録当番として会議を観察していると、
ある残酷な事実に気づくことがあります。
それは、「たくさん話している割に、
実は大した内容を話していない人がいる」
という点です。
・同語反復： 同じ主張を、言葉を換えて繰り返しているだけ。
・文脈の迷子： 結論のないエピソードトークで時間を浪費する。
・責任の回避： 専門用語やカタカナ語を並べて、何かを言っている風に見せているだけ。
議事録初心者は、これらすべてを真面目に記録しようとしてパンクします。
しかし、慣れているとすぐに察します。
「この5分間の発言、要約すると『現状維持』の一言で終わるな」と。
この「いらない言葉を切り捨てる勇気」こそが、
議事録の質を分ける境界線です。
議事録に必要なのは、散らばった言葉をふるいにかけて、
残すべきものだけを拾い上げる作業です。
・決定事項
・方向性
・責任の所在
・期限
それ以外は、思い切って捨てるのです。
久しぶりの議事録で感じた「集中力の限界」
今回、私が感じた集中力の低下。
振り返ってみると、それは自分の衰えを感じさせるものでした。
意味のない発言。
責任をぼかす言い回し。
それらを理解し、整理し、形にしようとすると、脳は一気に疲れます。
以前の私は、その作業をどこかゲームのように楽しんでいました。
かつて無邪気に「議事録係になりたーい」と思っていた頃の私は、
ずいぶんと頭がフレッシュだったようです。
議事録は、才能ではなく「技術」である
事実と評価を、どう一瞬で切り分けるか。
「中身のない発言」をどう無視するか。
決定事項を、いかに「誰が・いつまでに」という形に落とし込むか。
「最短で、ちゃんと使える議事録」を作るための方法として、
メモを取るための手書き用のテンプレートを作りました。
🔵 議事録メモと記入例 Wordテンプレート
🌟 このメモ用テンプレートで得られること
議事録作成時間が短くなる
事実と評価を分けて書けるようになる
📝 仕様
１ページ目はメモの様式、２ページ目は記入例となっています。
記入例を使って新人や議事録が苦手な人の指導を行うこともできます。
Wordで編集可能なテンプレートです。
担当者会議に、パソコンを持ち込むことは
まだまだ難しい状況です。
議事録生成AIを持ち込むことも、
遠い未来のことでしょう。
まずは、手書きの方法を見直すことから
議事録作成の時間短縮を目指してみてはいかでしょうか。
ココナラコンテンツマーケットでは、
現場経験をもとに作った資料を販売しています。
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実務も指導対応もスムーズに！
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高齢者虐待防止委員会 議事録の記入例&記入のコツ
高齢者虐待防止委員会について、議事録の記入事例を示した画像（PDF・1ページ）です。議事録は運営指導の際にも行政担当者が確認する資料となります。委員会の継続開催や担当者変更に備えるためにも、議事録の保管が重要です。
BCP委員会初回 開催マニュアル簡易版（介護事業所用）
本PDFは、初めてのBCP委員会をスムーズに進めるためのToDoリストみたいなものです。どんな手順で準備を進めればよいかお困りの方に、ぜひご活用いただけたらと思います。
