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【担当者会議の議事録】事実と評価が混ざる理由は「メモの形」にあるかも？
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私は、介護事業所の運営・人事・委員会などの実務を支援する者として、
現場や家庭で起きやすい課題を整理し、発信しています。
担当者会議で「事実」と「評価」が混ざってしまう理由
担当者会議では、まだまだ手書きでメモを取る場面が多いです。
限られた時間の中で話を聞き、
状況を判断しながら書き留める。
その結果、次のようなことが起こりがちです。
事実を書いたつもりでも評価になっている
そのメモを持ち帰り、議事録にまとめる段階で、
「結局、何が決まった会議だったのか」が見えなくなる。
こうしたつまずきは、
メモをしていなかったからとは限りません。
会議の場では、発言を聞いた瞬間に
「これは問題かもしれない」「少し心配だ」
と考えながらメモを取っています。
そのため、事実と評価が一緒に書かれてしまうのは、ごく自然な流れです。
よくある手書きメモ
たとえば、担当者会議でよく見かけるメモです。
・本人、最近落ち着かず危険
・服薬管理うまくいっていない
・家族が強く不満
会議の雰囲気や話の流れは思い出せます。
ところが、議事録に起こそうとすると、手が止まります。
「落ち着かない」とは、どんな行動だったのか
「危険」と感じた根拠は何だったのか
「うまくいっていない」という言葉は、誰の発言だったのか
評価は残っている一方で、
出来事そのものが十分に書き留められていない状態です。
担当者会議で使いやすいのはこんなメモ（手書き前提）
忙しい会議中に、文章を整える必要はありません。
紙の使い方を先に決めておくだけで、
メモはぐっと整理しやすくなります。
＜書き方＞
左：事実（聞こえたこと・見えたこと）
右：評価（考えたこと・判断・方針）
この形で書いておくと、
あとから議事録にまとめる際に、
会議で共有された事実と評価を分けたまま整理できます。
「事実は左に、判断は右に」
この配置だけを意識すると楽になります。
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