エクセルの基礎知識、最低限知っておいたほうがいいこと

概要

エクセルの知識は多かれ少なかれ知っておくに越したことはありません。

他の学習と違い、エクセルについては少し学ぶだけでもそれなりの成果を享受できます。もちろん、もっと学習すれば、より成果を享受できます。

モチベーションを維持する意味でもメリットがあります。

エクセルの知識があれば具体的に何ができる？

業務効率化

一つは、業務効率化です。知識があればあるほど、便利な機能を付加させて、作業が楽になることでしょう。

もう一つは、業務委託ができることです。

業務委託

業務委託？自分で学んでるのにどういうこと？と思いますが、例えば！

基礎知識があれば、エクセルでこんなこともできる、あんなこともできると、どのようなことができるかがわかってきます。

とはいえ、わかっていても自分自身では習得に時間がかかるものも多くあります。

そんな時に、業務委託、もしくは、作成依頼ですかね、このような機能を付けたい、こういう風に機能してくれるとありがたいなど、委託先へ明確に伝えることができます。

コミュニケーションが円滑に進むというわけです。

委託先によっては、さらに良い提案をしてくれるかもしれません。

逆に！

基礎知識がないとどうでしょう？エクセルで何ができるの？どんな業務改善が見込めるの？てんでわからないのではないでしょうか。その結果、委託先も結局何をお求めになっているのかがわからない。また、完成したものの、いまいちピンとこないなどといった現象にもなりかねません。

そのうえでも、エクセルではどのようなことができるのか？というのを知っておくほうが良いのです。

ここでは最低限知っておいたほうがいいエクセルの知識をご紹介いたします。

ある程度のことが分かれば、あとはネットや本を介してやりたいことに対して勉強するだけです。

エクセル学習の壁

なぜかエクセルが使える人と使えない人で二極化するのは、私が思うに基礎知識を通過できるかできないかだと思います。食べ物でいえば食わず嫌いのような。

なんだかむつかしそう。数字の羅列。計算苦手などなど。いやなイメージが根強いのではないかと。

だまされたと思って、読みながら、なんとなーくでも構いませんので、学んでいただけたらなと思います。

エクセルの基礎知識

セルって何?

この枠のことです。こちらに文字、数字、色、難しいので言えば、関数などを入力することができます。

基本的にセルに何かを入力するということだけ、覚えていただければ大丈夫です。

続いて覚えておいたほうが良いこと、それは、関数になります。

関数とは？

関数とは、簡単に言うと『あらかじめ用意された計算式』です。

関数には、いろいろあり、例えばSUM関数、AVERAGE関数なのです。

SUM関数は指定したセル範囲の合計を計算

AVERAGE関数は指定したセル範囲の平均を計算してくれます。

関数の使い方

具体例

具体例を見てみます。

書き方は図の通りです。

例えば上記図のように、B1～B3にそれぞれ数字が１０、２０，３０と入力されているとします。これらの数字の合計をA1に反映させたい場合、SUM関数をA1に書き込みます。

関数の書き方

書き方は図の通りで、関数の場合は　＝（イコール）を入力してから関数を書いていきます。＝（イコール）から書き始めるのはルールみたいなものです。＝SUMと入力し（）にセルの範囲を指定します。

とはいえ、数学をイメージしてもらえるとわかるきがしませんか？

例えば　10+20＝？　こんな式ありますよね。　エクセルの世界では

A1＝10＋20　みたいな感じになります。

セルの範囲を指定しました。この図では、B1:B3と書かれていますね。これは、翻訳すると　B1～B3セルの値を合計してください。という意味になります。ルー大柴っぽく言うと　A1=SUM（B1:B3）→　B1～B3をSUMしてください。ってことになります。

これがAVERAGEの場合は、AVERAGEの()に範囲をするだけです。

こちらの関数を使うと合計ではなく、平均がでてきます。

まとめ

関数は上記二つのほかにも、様々な関数が存在します。

それらをうまく活用すれば、より仕事が効率化することでしょう。

とはいえ、学べば学ぶほど、自分一人ではできないことも増えていくかと思います。

そんなときには、クラウドソーシングサイトを活用して、他社に業務委託してみるのもよいのではないでしょうか。

基礎知識があれば、どのようなことに困っていて、どのような仕組みを作ってほしいのか、スムーズにやり取りができることでしょう。

お仕事募集中

事務仕事や業務の一環でエクセルを使用しているけど、手入力が多く、面倒だったり、お困りなことがございましたら、こちらでご相談いただけましたらと思います。

まだまだ、実績は浅いですが、売上管理や商品管理、発注書の作成などエクセルを活用して、多方面からご依頼いただいております。

私の方針は業務の簡略化と、作業効率化によるストレスの軽減です。

是非皆様のご依頼をお待ちいたしております。

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