中小企業経営のための情報発信ブログ２０7：タイムマネジメント

今日もブログをご覧いただきありがとうございます。

ビジネスにおいて、タスク管理とともに時間管理が重要であることは言うまでもありません。タイムマネジメントを通して高い効果を出すためには、方法や注意点などの正しい理解が不可欠です。

１．タイムマネジメントとは

　タイムマネジメントというのは、業務効率化を図る方法の一つで、「時間の使い方の改善によって、生産性の向上を図ること」です。例えば、これまで１時間に１００の成果を出していた場合、１時間当たり２００の成果を出すようにすること、あるいは３０分でこれまでの１時間と同じ効果を出すようにすることです。

　時間は１日２４時間、労働時間はそのうち８時間と限られており、すべての人に平等です。その限られた時間をうまく活用して生産性を上げるために、タイムマネジメントが効果的です。これは、ビジネスにおける時間の使い方を工夫し、時間当たりの生産性を向上させることが目的です。

　同じだけの成果を出す場合でも、トータルにかかる時間が常に一定とは限りません。業務の進め方などにも大きく影響を受けます。タイムマネジメントは単なる時間管理ではありません。タイムマネジメント（time management）は直訳すると「時間管理」となりますが、マネジメントが単なる管理でないのと同様、タイムマネジメントは単なる「時間管理」ではないのです。

　タイムマネジメントは、与えられちゃ時間を効率よく活用し、生産性を高める行動管理の方法であり、実際に管理するのは「時間」ではなく「行動」なのです。

　実際に管理するのが「行動」であっても、一般的なスケジュール管理とは異なります。スケジュール管理は、予定日時や納期などを定め、それを実現できるように仕事を進める方法で、「いつ何をするのか」「いつまでに何を実行するのか」などを決め、計画に合わせて行動を起こします。一方、タイムマネジメントは、スケジュールに合わせた行動管理が主な目的ではありません。目的は、生産性の向上、「時間当たりの生産性をより高めること」です。

２．タイムマネジメントの目的

　先ほども書いたように、タイムマネジメントの目的は「時間当たりの生産性をより高めること」です。詳しく見れば次のようになります。

Ⅰ：より効率的に業務を進めること・・・時間を有効活用できる業務の進め方を設定できれば、効率的に業務をこなすことができます。限られた時間をうまく活用して最大限の生産性を実現するには、感覚に頼るのではなく、データに基づいて効率的に業務を進める必要があります。

Ⅱ：自身の仕事をコントロールすること・・・タイムマネジメントを行うことで、自身が抱える複数のタスクを正確に把握でき、正しいスケジュール甘露もできるようになります。これにより、タスク漏れや抜けがなくなります。

Ⅲ：限られた時間での生産性向上・・・時間が有限である以上、使う時間を延ばして生産性を増やすには限界があります。タイムマネジメントにより、効率的な時間の使い方ができれば、時間当たりの生産性が向上し、同じ時間を掛けても、トータルでの生産量が大きくなります。

３．タイムマネジメントのメリット

　先ほど述べたように、タイムマネジメントは単なる時間管理ではなく「行動管理」です。タイムマネジメントには、次のようなメリットがあります。

Ⅰ：明確な優先順位に沿って業務ができるようになる・・・タイムマネジメントで、複数抱えるタスクを正確に把握でき、優先順位をつけることができます。タスク管理において重要なのは、やるべきこととやらないことを決め、やるべきことについて優先順位をつけることです。優先順位を決めなければ、誤った順序で仕事を進めてしまい、効率が悪くなります。

Ⅱ：残業が減りプライベートが増える・・・タイムマネジメントによって仕事をすることで残業が減りプライベートに使える時間が増えます。

Ⅲ：コストカットの実現・・・タイムマネジメントがうまく進めば、さまざまな場面でコストカットが実現されます。タイムマネジメントで業務の効率化が図られれば、残業が減り残業代というコストが削減できます。コストカットで削減できた資金をさらなる事業展開に投資したり、従業員に還元することもできます。

４．タイムマネジメントの方法、ポイント

　タイムマネジメントをうまく実施するには、正しい実行方法やポイントを理解する必要があります。

⑴　タスクの洗い出しや優先順位付けは必須

　まず最初にやらなければならないことは、タスクの洗い出しと優先順位をつけることです。自身が抱えているタスクを正確に把握できなければ、業務の効率化を実現するための計画を立てることができません。自己意が抱えている業務をすべて洗い出すことが大前提で、その後、それぞれのタスクに優先順位をつけ、具体的な進め方を計画します。優先順位は、緊急度と重要度という観点から設定します。

⑵　タスク毎に目標を設定

　タスクの洗い出しと優先順位付けが終われば、次にお具体的な目標設定です。それぞれのタスクについて、期日や具体的な内容を設定します。細かな目標を設定することで、やるべきタスクの詳細が明確になり、跡でタイムマネジメントの評価がしやすくなります。しかし、あまりにも細かく目標を設定することに時間がかかっては元も子もありません。必要以上の時間を掛けないことです。そして優先順位の高いタスクから目標を設定すること、優先順位の高いタスクほど細かく設定することです。要はメリハリをつけることです。

⑶　時間を確保して振り返りを実施

　タイムマネジメントを適切に行なうには、これまでの進捗を振り返り、成果を把握しなければなりません。振り返りを効果的に実施するために、意識的に時間を確保し集中して行うことです。非理返りは著クセ宇都木ナ業務ではないため非効率的な印象を与えますが、トータルでの生産性には欠かせない時間です。振り返ることで、課題や問題が見え、改善すべき点が見つかり、長期的には生産性向上に役立つものです。

５．タイムマネジメントの注意点

　タイムマネジメントは、ビジネスにおいて非常に効果的な方法ですが、誤った進め方をすると、次のように逆効果になる恐れがあります。

Ⅰ：無理なスケジュールが逆効果・・・短期間で大きな成果を出そうと考えるあまり、時間当たりでタスクを詰め込んでしまうケースがあります。無理なスケジュールや計画は、生産性向上という観点においては逆効果、生産性を低下させるだけです。

Ⅱ：タスク設定の際は感情や感覚を使いすぎない・・・「このタスクは苦手だから後回し」「早めの済ませるとラク相だから最初のタスクに設定しよう」などの感情や感覚による助け設定は、生産性向上には繋がりません。タスク設定、優先順位は、あくまでも客観的な視点で論理的に考え、緊急度と重要度に基づいて行うことです。

Ⅲ：タイムマネジメント自体を最終目標にしない・・・タイムマネジメントの作業が終了すれば、そこで満足してしまうケースが見られます。しかし、タイムマネジメントはあくまでも目的を達成するための手段にしか過ぎません。タイムマネジメントに基づいて計画設定は大切ですが、常に実現したい目的を意識しつつ、目的達成に向けて具体的に行動を起こすことです。タイムマネジメント作成で終わりではないのです。

以前、タスク管理について書きました。タスク管理に合わせてタイムマネジメントをしっかり行うことで、効率が良くなり生産性を上げることができます。